Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Бухгалтерия: форс-мажорные обстоятельства


Бухгалтерия: форс-мажорные обстоятельства

     
     В. Хориков
     корреспондент ИД "Налоговый вестник"
     
     Крылатая фраза Михаила Булгакова "Рукописи не горят" совершенно неактуальна в отношении бухгалтерской и налоговой документации. Она-то как раз горит очень даже хорошо. А еще она может быть безнадежно испорчена в результате прорыва водопроводной трубы или ее могут просто похитить. Такие ситуации называются обстоятельствами непреодолимой силы. Предвидеть и преодолеть их действительно невозможно, поэтому бухгалтерам приходится расхлебывать их последствия. А вот о том, как это сделать с наименьшими переживаниями и временными затратами, знают, к сожалению, далеко не все.
     
     Совсем недавно в Индии произошло достаточно курьезное и вместе с тем неприятное событие. Термиты, пробравшиеся в сейфы одной из коммерческих компаний, уничтожили несколько миллионов рупий, а заодно и всю налоговую отчетность. В общем, поужинали весьма плотно... Москва - не Дели, термиты здесь не водятся. Зато здесь есть достаточное количество электриков-недоучек, устанавливающих некачественную электропроводку, и сотрудников ДЭЗов, забывающих вовремя менять проржавевшие коммуникации. "Коротнула" в бухгалтерии проводка - пожар, прорвало этажом выше батарею центрального отопления - форменное наводнение, и вот уже вся бухгалтерская документация превратилась в кучу пепла или бесформенную бумажную массу, пропитанную водой. Наконец, термитов в российской столице с успехом заменяют злоумышленники, которые могут забраться в офис и помимо наличности прихватить документы. Или выкрасть их у бухгалтера при перевозке.
     
     Что же делать в подобных случаях?


     Логичный вариант

     
     Пострадавшая в результате стихийного бедствия или пожара фирма имеет право перенести срок перечисления налогов. По ст. 64 НК РФ компании, получившие ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, могут получить отсрочку или рассрочку по одному или нескольким налогам на срок от одного до шести месяцев. Для получения отсрочки или рассрочки по федеральным налогам налогоплательщик должен подать заявление в Минфин России, а по региональным и местным налогам - в финансовые управления субъектов РФ и муниципальных образований. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие факт причинения ущерба (например, акт пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации).
     

Линия защиты

     
     Столкнувшись с бедствием, не надо впадать в панику, опускать руки и ждать у моря погоды - это худшие из вариантов поведения. Помните: для того чтобы наложить штрафные санкции за отсутствие бухгалтерских и налоговых документов, налоговые органы должны доказать виновность компании, наличие в действиях ее сотрудников злого умысла или неосторожности. Фирма не несет ответственности за утрату документов, если она была не в состоянии обеспечить их сохранность. А вот это придется доказывать уже самим предпринимателям. Согласно ст. 401 ГК РФ авария, наводнение и пожар признаются "чрезвычайным и непреодолимым при данных условиях обстоятельством", т.е. форс-мажором. Таким образом, пожар и кража вроде бы являются безусловно "уважительной" причиной утраты документов. Однако это не совсем так. Если будет установлено, что возгорание произошло в здании, в котором не было ни огнетушителей, ни противопожарной сигнализации, то виновной могут признать компанию. То же случится, если бухгалтерские документы были похищены из неохраняемого помещения.
     

Следствие ведут знатоки

     
     Кто должен устанавливать такие факты и фиксировать форс-мажорные обстоятельства? Для начала организации нужно получить официальное подтверждение произошедшего. Например, о пожаре свидетельствует акт, составленный органами пожарного надзора, о краже - соответствующая справка из милиции. Факт природного наводнения подтвердит региональное управление МЧС, бытовое происшествие - представители коммунальных служб. Затем на предприятии проводится инвентаризация для определения понесенных убытков: важно выяснить, какие именно документы были уничтожены. Одновременно руководитель предприятия должен утвердить состав комиссии по расследованию причин случившегося (Положение о документах и документообороте в бух учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105). В нее кроме сотрудников предприятия могут входить представители Госпожнадзора, МВД, коммунальных служб и других уполномоченных организаций в зависимости от характера чрезвычайной ситуации. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, в котором указываются причины и последствия происшествия. Подписывает этот документ руководитель организации.
     
     Если утрачены документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов, а также отчетность, об этом в письменной форме следует уведомить налоговую инспекцию. К такому уведомлению прилагаются справки и акты, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства. Какова будет реакция налоговых органов? Скорее всего, они не останутся равнодушными к "погорельцам", но только вряд ли пожалеют. Например, если пожар случился незадолго до плановой проверки, инспекторы могут заподозрить компанию в умышленном поджоге.
     
     Наказание без преступления
     
     Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие "первички", счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета чревато для организации штрафом от 10 до 30 тыс. руб., а если это повлекло занижение налоговой базы, - в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. Дамокловым мечом нависает над погорельцами и ст. 126 "Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля" НК РФ со штрафом в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. Формально наказание по данной статье должно применяться лишь при отказе представить документы, имеющиеся у организации в наличии, но, несмотря на это, практика привлечения к ответственности по данному основанию в случае утраты документации распространена достаточно широко. К ответственности могут быть привлечены и должностные лица компании. На них согласно ст. 15.11 КоАП РФ может быть наложен штраф в размере от 2 до 3 тыс. руб.
     
     Плюс ко всему инспекция может инициировать внеплановую проверку и пересчитать уплаченные компанией суммы на основе информации об аналогичных организациях, занимающихся тем же видом деятельности, с таким же количеством сотрудников или аналогичной стоимостью основных средств (письмо Минфина России от 20.09.2007 N 03-02-08-12). Принимая во внимание фантазию налоговиков, нетрудно предположить, что результат будет не в пользу компании. О получении вычета по НДС тоже придется забыть. По крайней мере, на какое-то время - до восстановления соответствующих счетов-фактур.
     
     За семью печатями
     
     Рассеянность сотрудников иногда тоже сродни стихийному бедствию. К примеру, "посеяли" печать компании, а заодно и документы о постановке на налоговый учет. Вся остальная документация цела. Возникает логичный вопрос: можно ли сдавать налоговые декларации (расчеты) в бумажном виде без заверения печатью? О том, как действовать в подобных обстоятельствах, специалисты Минфина России рассказали в письме от 31.01.2011 N 03-02-07/1-26.
     
     Они напомнили, что бумажные формы деклараций (расчетов) предусматривают проставление печати организации. Кроме того, в Административном регламенте ФНС (утв. приказом Минфина России от 18.01.2008 N 9н) сказано, что декларации (расчеты), представленные на бумажном носителе, не принимаются при отсутствии печати. Из этого можно сделать следующий вывод: велика вероятность, что не заверенную печатью декларацию не примут. Но специалисты Минфина России от такого категоричного вывода воздерживаются и рекомендуют при возникновении проблем с приемом деклараций дать необходимые пояснения в местной налоговой инспекции.
     

Как птица Феникс из пепла

     
     Чтобы избежать претензий налоговых органов, следует все же попытаться восстановить хотя бы часть утраченных документов. Сделать это нелегко, но иногда возможно. В первую очередь надо обратиться в банк и затребовать все выписки со счетов о движении денежных средств. На основании этих сведений устанавливаются поступления сумм от контрагентов, оплата поставщикам, снятие денежных средств на оплату труда работников. Здесь затруднений, скорее всего, не возникнет. Затем стоит связаться со всеми контрагентами, чтобы получить у них копии счетов-фактур, договоров, накладных и т.п. Это сложнее, поскольку местонахождение некоторых деловых партнеров может быть попросту неизвестно (например, если сделки с ними были разовыми), а какие-то и вовсе могут прекратить существование.
     
     Если адрес контрагента неизвестен, необходимо направить письменный запрос в налоговые органы о получении выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о нем или при невозможности определить его можно будет хотя бы получить справку об отсутствии запрашиваемых сведений.
     
     При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды целесообразно также обратиться в свою инспекцию с просьбой предоставить их копии.
     
     Хорошо, если в организации велся электронный учет и системные блоки с содержимым в виде регистров бухгалтерского учета, в которых отражены все хозяйственные операции, остались неповрежденными. Это может значительно облегчить процесс восстановления документации. Словом, вариантов здесь масса, и если ни один не привел к полному восстановлению бумаг, правду искать придется, увы, в суде.
     
     Давать советы, призванные исключить форс-мажор, по меньшей мере самонадеянно. Однако не стоит все же пренебрегать элементарными правилами безопасности. Помните, ваш офис должен охраняться, в нем должны иметься все средства защиты, предусмотренные для организаций. Может, это и не спасет ваши документы, но позволит вам доказать, что в случившемся нет вашей вины.