Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

"Такском": отвечают специалисты


"Такском": отвечают специалисты

     


Тупицын А.В.

     
     Многих бухгалтеров интересуют вопросы, связанные с электронным документооборотом. Например, какими электронными документами можно обмениваться? Будут ли документы, отправленные через "Такском-Файлер" иметь юридическую силу? На эти и другие вопросы ответил технический директор компании "Такском" А.В. Тупицын.
     
     - Зачем нужен оператор при обмене электронными документами между двумя организациями? И почему я не могу использовать привычные средства обмена, например электронную почту?
     
     - Вы, конечно, можете использовать при отправке документов электронную почту, но в этом случае они не будут обладать юридической силой (несмотря на наличие отсканированной печати и подписи). Обмен электронными документами с помощью оператора - гарантия полной безопасности и конфиденциальности. Все отправленные документы подписываются электронной цифровой подписью и потому считаются юридически защищенными, т.е. обладающими юридической силой.
     
     Если речь идет об обмене электронными счетами-фактурами, то в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н) четко сказано, что "выставление и получение счетов-фактур осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (Оператор электронного документооборота)". Так решило государство. Можно предположить, что госорганы хотят быть уверены в том, что обмен таким важным документом налогового учета, как счет-фактура, проводится в строгом соответствии утвержденному Порядку. Для этого организации, желающие стать операторами электронного документооборота, должны будут пройти государственную аттестацию, а их программное обеспечение - сертификацию на соответствие требованиям Порядка.
     
     Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вправе сама решить, формировать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сервисом, предлагаемым оператором электронного документооборота. Как компания, имеющая 11-летний опыт организации и обслуживания электронного документооборота сотен тысяч предприятий, мы можем кон0статировать, что процесс этот непростой.
     
     - Наша организация - абонент "Такском-Файлер". Смогу ли я отправить юридически значимые документы своему контрагенту, который является абонентом другого оператора электронного документооборота? Или контрагенту, который не хочет пока заключать договор с оператором?
     

     - В обоих случаях - да. Такая возможность скоро появится. Компания "Такском" ведет активные переговоры с другими операторами об обмене документами между абонентами, т.е. о роуминге. Любая организация сегодня может бесплатно зарегистрироваться в системе "Такском-Файлер" и получать электронные документы от наших абонентов. Причем независимо от того, является ли она абонентом другого оператора или вообще не подключена ни к одному из них.
     
     - Какими электронными документами можно обмениваться? И с какими организациями?
     
     - Обмениваться документами можно с любыми организациями, зарегистрированными в системе "Такском-Файлер". А список документов достаточно обширный. Это и первичные учетные документы (счета-фактуры, платежки, накладные, счета, акты), и организационные (приказы, распоряжения, доверенности, приходные ордера), и сопроводительные (письма, отчеты, рекламные материалы). Форматы документов могут быть различными: txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html. Список документов и форматов может расширяться при возникновении потребностей у абонентов.
     
     - Как хранятся отправленные и принятые документы?
     
     - По умолчанию отправленные и принятые документы (вместе с необходимыми подтверждениями) хранятся в персональном ящике абонента в системе "Такском-Файлер". В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации. Вскоре абоненты системы "Такском-Файлер" смогут воспользоваться локальным хранилищем, которое позволит хранить архив электронных документов в определенном месте, синхронизировать его с персональным ящиком и при необходимости удалять из него документы.
     
     - Наша организация рассылает большое количество документов, и отправлять их с помощью веб-интерфейса по одному не представляется возможным. Сможет ли помочь система "Такском-Файлер"?
     
     - Конечно, сможет. В дополнение к "Такском-Файлеру" мы разработали специальное приложение, которое способно управлять пакетной загрузкой и выгрузкой документов. Для этого достаточно лишь настроить взаимодействие между вашей системой подготовки документов и приложением. Система все сделает за вас: конвертирует документ в нужный формат, подпишет указанным сертификатом, отправит в "Такском-Файлер", проследит за его доставкой, при необходимости вернет в вашу систему статусы обработки документа. Таким образом, в течение дня можно будет отправить сотни тысяч документов без участия пользователя.
     
     - Я привыкла печатать документы из бухгалтерской программы (1С). Будет ли мне удобно для отправки и приема документа пользоваться "Такском-Файлер"?
     
     - Для решения этой задачи можно использовать специальное приложение. Совсем скоро для взаимодействия с данным приложением мы предложим своим абонентам средства, которые позволят встроить их в популярные учетные системы.
     
     - Какой смысл подключать систему "Такском-Файлер", если у контрагентов она не установлена?
     
     - Возможность подключиться к системе "Такском-Файлер" есть и вас, и у ваших контрагентов. Наша компания предоставляет всем три месяца бесплатной работы, для того чтобы научиться пользоваться, высказать свое мнение об удобстве, задать интересующие вопросы. Кроме того, если ваш контрагент является получателем документов только от вас, то он может и дальше бесплатно работать в "Такском-Файлер".
     
     - Нужно ли будет дублировать электронный счет-фактуру в бумажном виде?
     
     - Нет, не нужно. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ "счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде". При выставлении и получении счетов-фактур только в электронном виде оригиналом является электронный счет-фактура.
     
     - Если отправленный электронный счет-фактура оказался с неточностями, его можно будет исправить?
     
     - Да, можно. При необходимости внесения исправлений покупатель направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры, в котором указывает, какие реквизиты заполнены неверно, и почему. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и направляет ее покупателю.
     
     - Когда будет законодательно разрешено обмениваться электронными счетами-фактурами?
     
     - 3 июня 2011 года в "Российской газете" (N 119, 03.06.2011) опубликован и вступил в силу приказ Минфина России от 25.04.2011 N 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи". В ближайшее время Правительство РФ должно утвердить форматы электронного счета-фактуры. Кроме того, сейчас Минфин России разрабатывает изменения в постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 в части установления порядка формирования уточненного счета-фактуры, его учета в журналах выставленных и полученных счетов-фактур, а также в книгах покупок и продаж.
     
     - Какие преимущества появятся у компании при использовании "Такском-Файлер"?
     
     - Любая организация, используя систему "Такском-Файлер", получит массу преимуществ. Прежде всего снизит расходы на почтовые услуги, зарплату курьеров, хранение архивов, оптимизирует бизнес-процессы, предотвратит потери документов, обеспечит конфиденциальность и безопасность электронного документооборота. В считанные минуты бухгалтер сможет выставить счет-фактуру контрагенту, находящемуся в другом городе. А поиск нужного счета-фактуры в электронном архиве займет у него несколько секунд. По расчетам специалистов компании "Такском", внедрение электронных счетов-фактур поможет сэкономить 60-80% затрат, по сравнению с применяемой традиционной системой бумажного оборота. Электронные счета-фактуры - это сокращения издержек, увеличение прибыльности и эффективное управление финансами любого предприятия. Подробнее о системе "Такском-Файлер" вы сможете узнать на сайте компании www.taxcom.ru или по телефону (495) 730-73-45.