Статьи

Внутренняя проверка состояния делопроизводства организации

М.Ю. Рогожин,
ведущий эксперт

М.Ю. Рогожин

     Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя. Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).

Основные задачи проверки

     Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями. Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем: 1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;

     2) обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;

     3) состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;

     4) выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).

     Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Проверка наличия локальных нормативных актов

     К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся:

     - положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;

     - инструкция по делопроизводству;

     - должностные инструкции работников уполномоченного подразделения. Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.

     В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:

     - положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;

     - инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях*1.
     _____
     *1. Одной из функций структурного подразделения, осуществляющего полномочия по организации делопроизводства, является организационно-методическое руководство работой ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях предприятия (организации, учреждения).

     При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.

     В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 N 76*1.
     _____
     *1 С учетом конкретных условий функционирования корпоративной системы делопроизводства.

     При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам*1. Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТу Р6.30-2003.
     _____
     *1 См. предыдущее примечание.

     По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.

Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов

     При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:

     - на укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;

     - наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;

     - наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;

     - наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;

     - регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.

     По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.

Состояние работы по управлению документами

     При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.

     В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения): в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.

     Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.

     Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет. Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п. По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства - в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).

Выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства

     На основании результатов проверки и сформулированных выводов делается предварительное заключение о недостатках в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также об их причинах. Соответствующие положения (после необходимых уточнений) образуют констатирующую часть акта проверки (см. рисунок).

Закрытое акционерное общество "Аверс"

АКТ 16.01.2001 N 1 г. Смоленск	УТВЕРЖДАЮ Директор подпись Е.И. Еремин "21" января 2011 г.

В соответствии с приказом директора ЗАО "Аверс" от 16.12.2010 N 73 комиссия в составе: А.Б. Алексеев - председатель, Б.В. Борисова, В.Г. Викторов, Г.Д. Григорьева, Д.Е. Дмитриев - члены, в период с 11 по 15 января 2011 года произвела проверку состояния делопроизводства ЗАО "Аверс" и установила следующее: 1. Локальные нормативные акты, регламентирующие организацию делопроизводства, в ЗАО "Аверс" имеются и в целом соответствуют требованиям нормативных правовых актов в области делопроизводства. Выявлены следующие недостатки: 1.1. … (Указать конкретно). 2. Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов в основном соответствует потребностям ЗАО "Аверс" в документированной информации (см. приложение 1 к акту). Выявлены следующие недостатки: 2.1. … (Указать конкретно). 3. Состояние работы по управлению документированной информацией и документированию деятельности ЗАО "Аверс" характеризуется следующими основными показателями: Выявлены следующие недостатки: 3.1. … (Указать конкретно). В связи с вышеизложенным предлагаем: а) поручить начальнику отдела ДОУ К.Л. Миронову: - до 15 апреля 2011 года привести инструкцию по делопроизводству ЗАО "Аверс" от 11.01.2010 в соответствие с требованиями Методических рекомендаций Росархива от 23.12.2009; - до 1 мая 2011 года организовать разработку и представить на утверждение проекты должностных инструкций по должностям "архивариус" и "делопроизводитель"; б) поручить начальнику отдела кадров Н.О. Поповой до 1 марта 2011 года принять меры по доукомплектованию отдела ДОУ следующими специалистами: … (указать конкретно); в) поручить начальнику информационного отдела Р.С. Тимофееву до 1 февраля 2011 года представить на рассмотрение заместителя директора по управлению У.Ф. Харитоновой предложения по совершенствованию программно-технических средств обработки документированной информации отдела ДОУ; г) ... (иное - указать конкретно). Председатель комиссии подпись А.Б. Алексеев Члены комиссии: подпись (Б.В. Борисова), подпись (Г.Д. Григорьева), подпись (В.Г. Викторов), подпись (Д.Е. Дмитриев) Ознакомлены: подпись (У.Ф. Харитонова), подпись (К.Л. Миронов), подпись (Н.О. Попова), подпись (Р.С. Тимофеев)

Рисунок. Акт проверки

     В резолютивную часть документа включаются предложения, направленные на совершенствование корпоративной системы делопроизводства. В зависимости от фактического состояния системы эти предложения могут быть направлены:

     - на устранение выявленных недостатков;

     - модернизацию системы (ее отдельных компонентов);

     - реорганизацию системы*1.
     _____
     *1. Допускается в случаях полной непригодности имеющейся системы к решению задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.