М.Ю. Рогожин,
ведущий эксперт
М.Ю. Рогожин
Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя. Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).
Основные задачи проверки
Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями. Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем: 1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;
2) обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;
3) состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;
4) выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).
Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.
Проверка наличия локальных нормативных актов
К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся:
- положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;
- инструкция по делопроизводству;
- должностные инструкции работников уполномоченного подразделения. Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.
В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:
- положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;
- инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях*1.
_____
*1. Одной из функций структурного подразделения, осуществляющего полномочия по организации делопроизводства, является организационно-методическое руководство работой ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях предприятия (организации, учреждения).
При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.
В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 N 76*1.
_____
*1 С учетом конкретных условий функционирования корпоративной системы делопроизводства.
При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам*1. Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТу Р6.30-2003.
_____
*1 См. предыдущее примечание.
По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.
Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов
При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:
- на укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;
- наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;
- наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;
- наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;
- регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.
По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.
Состояние работы по управлению документами
При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.
В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения): в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.
Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.
Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет. Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п. По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства - в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).
Выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства
На основании результатов проверки и сформулированных выводов делается предварительное заключение о недостатках в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также об их причинах. Соответствующие положения (после необходимых уточнений) образуют констатирующую часть акта проверки (см. рисунок).
Закрытое акционерное общество | |
| |
АКТ |
УТВЕРЖДАЮ |
| |
В соответствии с приказом директора ЗАО "Аверс" от 16.12.2010 N 73 комиссия в составе: А.Б. Алексеев - председатель, Б.В. Борисова, В.Г. Викторов, Г.Д. Григорьева, Д.Е. Дмитриев - члены, в период с 11 по 15 января 2011 года произвела проверку состояния делопроизводства ЗАО "Аверс" и установила следующее: |
Рисунок. Акт проверки
В резолютивную часть документа включаются предложения, направленные на совершенствование корпоративной системы делопроизводства. В зависимости от фактического состояния системы эти предложения могут быть направлены:
- на устранение выявленных недостатков;
- модернизацию системы (ее отдельных компонентов);
- реорганизацию системы*1.
_____
*1. Допускается в случаях полной непригодности имеющейся системы к решению задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.
11.02.2018
11.02.2018
14.12.2017
05.10.2017
05.10.2017
Частичное или полное воспроизведение в любом виде допускается только с письменного разрешения редакции. Не является публичной офертой. Уточняйте наличие в издательстве. Информация 18+
Все логотипы являются зарегистрированными товарными знаками. Все права защищены.
©1996-2018 ИД "Налоговый вестник".