Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Внутренняя проверка состояния делопроизводства организации

     

Внутренняя проверка состояния делопроизводства организации

     
     М.Ю. Рогожин,
ведущий эксперт




М.Ю. Рогожин

     
     Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя. Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).
     

Основные задачи проверки

     
     Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями. Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем: 1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;
     
     2) обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;
     
     3) состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;
     
     4) выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).
     
     Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.
     

Проверка наличия локальных нормативных актов

     
     К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся:
     
     - положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;
     
     - инструкция по делопроизводству;
     
     - должностные инструкции работников уполномоченного подразделения. Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.
     
     В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:
     
     - положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;
     
     - инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях*1.
     _____
     *1. Одной из функций структурного подразделения, осуществляющего полномочия по организации делопроизводства, является организационно-методическое руководство работой ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях предприятия (организации, учреждения).
     
     При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.
     
     В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 N 76*1.
     _____
     *1 С учетом конкретных условий функционирования корпоративной системы делопроизводства.
     
     При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам*1. Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТу Р6.30-2003.
     _____
     *1 См. предыдущее примечание.
     
     По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.
     

Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов

     
     При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:
     
     - на укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;
     
     - наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;
     
     - наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;
     
     - наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;
     
     - регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.
     
     По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.
     

Состояние работы по управлению документами

     
     При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.
     
     В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения): в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.
     
     Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.
     
     Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет. Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п. По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства - в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).
     

Выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства

     
     На основании результатов проверки и сформулированных выводов делается предварительное заключение о недостатках в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также об их причинах. Соответствующие положения (после необходимых уточнений) образуют констатирующую часть акта проверки (см. рисунок).
          

     Закрытое акционерное общество
     "Аверс"


 

     АКТ
     16.01.2001 N 1
     г. Смоленск

     УТВЕРЖДАЮ
     Директор
     подпись Е.И. Еремин
     "21" января 2011 г.


 

     В соответствии с приказом директора ЗАО "Аверс" от 16.12.2010 N 73 комиссия в составе: А.Б. Алексеев - председатель, Б.В. Борисова, В.Г. Викторов, Г.Д. Григорьева, Д.Е. Дмитриев - члены, в период с 11 по 15 января 2011 года произвела проверку состояния делопроизводства ЗАО "Аверс" и установила следующее:
     
     1. Локальные нормативные акты, регламентирующие организацию делопроизводства, в ЗАО "Аверс" имеются и в целом соответствуют требованиям нормативных правовых актов в области делопроизводства. Выявлены следующие недостатки:
     
     1.1. … (Указать конкретно).
     
     2. Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов в основном соответствует потребностям ЗАО "Аверс" в документированной информации (см. приложение 1 к акту). Выявлены следующие недостатки:
     
     2.1. … (Указать конкретно).
     
     3. Состояние работы по управлению документированной информацией и документированию деятельности ЗАО "Аверс" характеризуется следующими основными показателями:
     
     Выявлены следующие недостатки:
     
     3.1. … (Указать конкретно).
     
     В связи с вышеизложенным предлагаем:
     
     а) поручить начальнику отдела ДОУ К.Л. Миронову:
     
     - до 15 апреля 2011 года привести инструкцию по делопроизводству ЗАО "Аверс" от 11.01.2010 в соответствие с требованиями Методических рекомендаций Росархива от 23.12.2009;
     
     - до 1 мая 2011 года организовать разработку и представить на утверждение проекты должностных инструкций по должностям "архивариус" и "делопроизводитель";
     
     б) поручить начальнику отдела кадров Н.О. Поповой до 1 марта 2011 года принять меры по доукомплектованию отдела ДОУ следующими специалистами: … (указать конкретно);
     
     в) поручить начальнику информационного отдела Р.С. Тимофееву до 1 февраля 2011 года представить на рассмотрение заместителя директора по управлению У.Ф. Харитоновой предложения по совершенствованию программно-технических средств обработки документированной информации отдела ДОУ;
     
     г) ... (иное - указать конкретно).
     
     Председатель комиссии подпись А.Б. Алексеев
     
     Члены комиссии: подпись (Б.В. Борисова), подпись (Г.Д. Григорьева), подпись (В.Г. Викторов), подпись (Д.Е. Дмитриев)
     
     Ознакомлены: подпись (У.Ф. Харитонова), подпись (К.Л. Миронов), подпись (Н.О. Попова), подпись (Р.С. Тимофеев)

Рисунок. Акт проверки

     
     В резолютивную часть документа включаются предложения, направленные на совершенствование корпоративной системы делопроизводства. В зависимости от фактического состояния системы эти предложения могут быть направлены:
     
     - на устранение выявленных недостатков;
     
     - модернизацию системы (ее отдельных компонентов);
     
     - реорганизацию системы*1.
     _____
     *1. Допускается в случаях полной непригодности имеющейся системы к решению задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.