Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Краткий справочник по заполнению счетов-фактур. Часть 1


Краткий справочник по заполнению счетов-фактур. Часть 1


Е.П. Столбов,
ведущий аудитор ООО "Эстра Аудит"
     
     Как известно, Налоговый кодекс РФ предоставляет налогоплательщику право уменьшить исчисленную общую сумму налога на добавленную стоимость на установленные НК РФ налоговые вычеты.
     
     Налоговые вычеты производятся налогоплательщиками (покупателями, заказчиками и т.п.) на основании счетов-фактур, выставленных им продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, осуществляющих реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени), и иных документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога.
     
     Таким образом, счет-фактура выступает как обязательный и важнейший (по большинству осуществляемых сделок) документ, служащий основанием для принятия налогоплательщиком к вычету (т.е. уменьшению исчисленного по полученной им выручке НДС, подлежащего перечислению в бюджет) сумм налога, предъявленных налогоплательщику продавцами. При этом счет-фактура не является первичным документом. Это вторичный, обобщающий документ, т.е. все его показатели приведены из других документов, и нет данных, которые фиксируются впервые (за исключением номера и даты самого счета-фактуры). Поэтому должно быть полное соответствие показателей, приводимых в счете-фактуре, данным соответствующих документов. Счет-фактура - это как бы законодательно установленный "паспорт" на НДС.
     

Принципы работы со Справочником

     
     Основное отличие настоящего Краткого справочника по заполнению счетов-фактур (далее - Справочник) от других работ, в которых приводились требования к счетам- фактурам и давались разъяснения по их заполнению, заключается в том, что в нем требования и пояснения по заполнению счетов-фактур даны отдельно по каждому их реквизиту - по каждой строке, по каждой графе и подписям.
     
     В Справочнике не рассматриваются многочисленные спорные моменты заполнения отдельных реквизитов счетов-фактур, отраженные в соответствующих решениях и разъяснениях местных налоговых органов, определениях и постановлениях арбитражных судов и др. Это связано с тем, что в каждом таком случае имели место конкретные обстоятельства и конкретные организации, и для их освещения потребовался бы огромный многостраничный том.
     
     Спорных моментов с налоговыми органами в большинстве случаев можно избежать, если четко выполнять прежде всего требования НК РФ. При этом также следует руководствоваться Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением N 914 (в ред. постановления Правительства РФ от 26.05.2009) (далее - Правила) и разъяснениями Минфина России и ФНС России. Применяя письма Минфина России и ФНС России, помните: в соответствии с п. 8 ст. 75 и подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) письменных разъяснений о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, данных ему либо неопределенному кругу лиц финансовым, налоговым или другим уполномоченным органом государственной власти (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции, является основанием для неначисления пеней на сумму недоимки, образовавшейся у указанного лица в результате выполнения такого письменного разъяснения, а также признается обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения (письмо Минфина России от 27.03.2009 N 03-02-08-22).
     

Требования к счету-фактуре

     
     Форма счета-фактуры содержится в приложении 1 к Правилам.
     
     Требования, предъявляемые к содержанию счетов-фактур, приведены в ст. 169 НК РФ.
     

Обязательные реквизиты

     
     Обязательные реквизиты, которые должны быть отражены в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, указаны в п. 5 ст. 169 НК РФ.
     
     Обязательные реквизиты счета-фактуры, выставляемого при получении оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, приведены в подп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ. По вопросу оформления счетов-фактур по авансовым платежам с 1 января 2009 года Минфин России в письме от 06.03.2009 N 03-07-15/39 разъяснил следующее. Состав показателей счета-фактуры, выставляемого при получении предварительной оплаты (частичной оплаты), предусмотрен подп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ в редакции Федерального закона от 26.11.2008 N 224-ФЗ. При этом специальная форма счетов-фактур, выставляемых в отношении предварительной оплаты (частичной оплаты), не утверждена, поэтому используется форма, приведенная в приложении к Правилам, с отражением в ней показателей, предусмотренных указанной нормой.
     

Неправильно заполненный счет-фактура

     
     Налоговый кодекс РФ предъявляет жесткие требования к составлению и оформлению счетов-фактур. В пункте 2 ст. 169 НК РФ указано: "Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5, 5.1 и 6 настоящей статьи, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом".
     
     Таким образом, при установлении факта неправильного заполнения даже одного из обязательных реквизитов счета-фактуры или несоответствия оформления подписей налоговый орган на основании п. 2 ст. 169 НК РФ может признать неправомерным применение налогоплательщиком произведенных по такому счету-фактуре вычетов по НДС, которые могут составлять значительные суммы, и, кроме того, применить соответствующие штрафные санкции.
     
     Возникает парадоксальная ситуация: виновник-продавец, несвоевременно выставивший или неправильно составивший счет-фактуру, никакой ответственности (по законодательству) за это не несет, а вся материальная ответственность, исходя из требований НК РФ, возлагается на налогоплательщика-покупателя, применившего вычет по неправильно оформленному продавцом счету-фактуре.
     
     Конечно, налогоплательщику-продавцу, чтобы не подводить своих покупателей под налоговые санкции, необходимо правильно выписывать счета-фактуры. Налогоплательщику-покупателю следует тщательно проверять поступающие от продавцов счета-фактуры и требовать в случае обнаружения неточностей своевременного и правильного их исправления. Однако это идеальный сценарий. На практике лучше всего уже на этапе заключения договоров указывать в них, что продавец несет материальную ответственность за соответствие выставляемых им покупателю счетов-фактур требованиям, предъявляемым законодательством, и в полном объеме возмещает покупателю понесенные убытки (в т.ч. неустойки, штрафы, пени) в случае применения таковых налоговым органом по выставленным продавцом счетам-фактурам.
     

Заполнение и исправление счетов- фактур

     
     Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут регистрироваться в книге покупок. Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично - от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут регистрироваться в книге покупок (п. 14 Правил).
     
     Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил).
     
     Рекомендации Минфина России по заполнению и исправлению счетов-фактур приведены в табл. 1.
          

Таблица 1

     

Пояснения по заполнению и исправлению счетов-фактур

     

Пояснение

Основание

Содержание пояснения

Счета-фактуры могут заполняться продавцом частично с помощью компьютера, частично - от руки, но они должны соответствовать установленным нормам заполнения

Письмо Минфина России от 08.12.2004 N 03-04-11/217

"Счета-фактуры, заполненные частично на компьютере, частично от руки, но в которых последовательность расположения показателей соответствует утвержденной типовой форме счета-фактуры, не могут являться основанием для отказа в принятии к вычету указанных в них сумм налога на добавленную стоимость"

Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления

Письмо Минфина России от 31.03.2008 N 03-07-11/129

"В соответствии с п. 29 Правил исправления, внесенные в счет-фактуру, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления"

В случае обнаружения нарушений в порядке составления продавцом счета-фактуры исправления вносятся в данный счет- фактуру. Внесение исправлений в счет-фактуру путем повторного выставления продавцом счета-фактуры по товарам (работам, услугам), в отношении которых ранее был выставлен счет- фактура, с исправлениями, заверенными в установленном порядке, Правилами не предусмотрено

Письмо Минфина России от 01.04.2009 N 03-07-09/17

"Согласно п. 2 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) счета-фактуры, выставленные с нарушением порядка, установленного пп. 5 и 6 данной статьи Кодекса, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению. При этом п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость… установлено, что в случае обнаружения нарушений в порядке составления продавцом счета-фактуры исправления вносятся в данный счет-фактуру. Внесение исправлений в счет-фактуру путем повторного выставления продавцом счета-фактуры по товарам (работам, услугам), в отношении которых ранее был выставлен счет-фактура, с исправлениями, заверенными в установленном порядке, Правилами не предусмотрено"

В случае выявления при приемке товара (в течение пяти дней с момента отгрузки) расхождений в количестве и номенклатуре товара, продавец имеет право внести исправления в счета-фактуры, заверив их подписью руководителя и печатью продавца

Письмо Минфина России от 23.10.2008 N 03-07-09/34

"Пунктом 3 ст. 168 Кодекса установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Таким образом, если в течение этого срока выявлены расхождения по количеству отгруженных продавцом и принятых покупателем товаров, налогоплательщик может оформить счет-фактуру на количество товара по данным покупателя"... "если при приемке товара выявлены расхождения в количестве и номенклатуре товара, продавец имеет право при наличии соответствующих первичных документов, оформленных согласно действующим требованиям бухгалтерского учета, внести исправления в счета-фактуры, заверив их подписью руководителя и печатью продавца".

"При этом исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления"

Исправление счетов-фактур путем выписки счетов-фактур, в которых указаны номера и даты ранее выставленных счетов-фактур, неправомерно

Письмо Минфина России от 08.12.2004 N 03-04-11/217

"Что касается правомерности принятия к вычету сумм налога на добавленную стоимость на основании заново выписанных счетов-фактур, в которых указаны номера и даты ранее выставленных счетов-фактур, то в соответствии с п. 3 ст. 168 Кодекса при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Пунктом 2 Правил установлено, что продавцы товаров (работ, услуг) ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке"... "выставление счетов-фактур с датами, не соответствующими фактическим датам их выписки, не допускается".

"принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость на основании счетов-фактур, исправленных путем их замены с указанием тех же реквизитов (номеров и дат), неправомерно"

В случае внесения продавцом в счет-фактуру исправлений, соответствующих требованиям пп. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, производится запись об аннулировании этого счета-фактуры

Письмо Минфина России от 27.05.2008 N 03-07-09/12

"На основании п. 7 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914, в случае внесения продавцом в счет-фактуру исправлений, соответствующих требованиям пп. 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации, в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, производится запись об аннулировании этого счета-фактуры"

     

Подписи счетов-фактур

     
     Перечень лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры, указан в п. 6 ст. 169 НК РФ. Так, счет-фактура от организации подписывается ее руководителем и главным бухгалтером либо иными лицами, уполномоченными внутренним приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени организации. Счет-фактура, выставленный индивидуальным предпринимателем, подписывается им с указанием реквизитов свидетельства о его государственной регистрации. По мнению ФНС России, изложенному в письме от 09.07.2009 N ШС-22-3/553@, индивидуальный предприниматель не может возложить на уполномоченных им лиц обязанность подписывать за него счета-фактуры, а должен лично подписывать каждый счет-фактуру.
     
     В Правилах уточнены данные, которые должны быть проставлены каждым из названных в НК РФ лиц:
     
     - руководитель организации - подпись, Ф.И.О.;
     
     - главный бухгалтер - подпись, Ф.И.О.;
     
     - индивидуальный предприниматель - подпись, Ф.И.О., реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.
     
     Рассмотрим пояснения, данные налоговыми и финансовыми органами по вопросам подписания счетов-фактур (см. табл. 2 на с. 123).
     

Таблица 2

    
Пояснения по подписанию счетов-фактур

     

Пояснение

Основание

Содержание пояснения

Если счет-фактуру подписывают уполномоченные на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации лица, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру. При этом фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации могут быть оставлены

Письмо Минфина России от 28.04.2009 N 03-07-09/23

"Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Учитывая, что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру. Если при этом в счете-фактуре присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то такой счет-фактуру, по нашему мнению, не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Кодекса"


 

Письмо Минфина России от 28.01.2008 N 03-07-09/02, письмо ФНС России от 22.02.2008 N 03-1-03/507

"Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации…"

В счете-фактуре могут быть указаны дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указывается должность и реквизитов выданных им доверенностей)

Письмо Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04

"Указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, рекомендуется указывать вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации. В то же время если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указывается должность), то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Кодекса"


 

Письмо Минфина России от 21.01.2008 N 03-07-09/06

"Учитывая, что уполномоченные лица подписывают счета-фактуры за руководителя и главного бухгалтера, их подписи следует проставлять в реквизитах счета-фактуры "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер", а в целях идентификации уполномоченных лиц, фактически подписывающих счет-фактуру, после подписи следует указывать фамилию и инициалы уполномоченных лиц, подписавших соответствующий счет-фактуру, без указания их должностей и реквизитов выданных им доверенностей. В то же время заполнение данных реквизитов с проставлением фамилий и инициалов уполномоченных лиц, подписавших соответствующий счет-фактуру, а также указанием их должностей и реквизитов выданных им доверенностей, по нашему мнению, нарушением порядка составления счетов-фактур не является"

В счете-фактуре должны быть подлинные, т.е. личные, подписи лиц, перечисленных в п. 6 ст. 169 НК РФ

Письмо ФНС России от 23.09.2008 N 3-1-11/469@

"В журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур регистрируется только оригиналы счетов-фактур, содержащие подлинную, то есть личную подпись лиц, предусмотренных пунктом 6 статьи 169 Кодекса. Что касается подписания счетов-фактур электронно-цифровой подписью, то необходимо учитывать, что законодательством о налогах и сборах не предусмотрено составление счетов-фактур в электронном виде, заверенных электронно-цифровой подписью руководителя и главного бухгалтера организации"… "налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, указанные в счете-фактуре, если данные счета-фактуры подписаны факсимильной подписью либо воспроизведены с помощью электронных печатных устройств"

Счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, электронно-цифровой подписью либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, являются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету

Письмо Минфина России от 28.04.2009 N 03-07-09/24

"В соответствии с пунктом 6 статьи 169 Кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.Таким образом, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету"


 

Письмо Минфина России от 04.06.2008 N 03-07-11/214

"Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, электронно-цифровой подписью либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, законодательством Российской Федерации не предусмотрено..."

"Одновременно сообщаем, что ст. 169 Кодекса наличие печати в числе обязательных реквизитов счета-фактуры не предусмотрено"


 

Письмо Минфина России от 21.08.2008 N 03-03-06/1/478

"Что касается оформления счетов-фактур в электронном виде и их подписания электронно-цифровой подписью, необходимо учитывать, что согласно п. 1 ст. 169 Кодекса счета-фактуры являются документами, служащими основанием для принятия покупателем предъявленных продавцами товаров (работ, услуг, имущественных прав) сумм налога на добавленную стоимость к вычету. Счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены пп. 5 и 6 ст. 169 Кодекса, не являются первичными документами в целях Закона N 129-ФЗ, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 "Налог на добавленную стоимость" Кодекса. При этом данной статьей Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей руководителя и главного бухгалтера организации не предусмотрена.

Кроме того, Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи руководителя и главного бухгалтера организации"

Доверительный управляющий обязан выставить соответствующие счета-фактуры в порядке, установленном гл. 21 НК РФ, с соответствующей пометкой "Д.У."

Письмо Минфина России от 03.06.2009
N 03-07-09/29

"Согласно п. 2 ст. 174.1 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав в соответствии с договором доверительного управления имуществом доверительный управляющий обязан выставить соответствующие счета-фактуры в порядке, установленном гл. 21 Кодекса. При этом проставление в таких счетах-фактурах пометки "Д.У." (доверительный управляющий), по нашему мнению, не является основанием для признания счетов-фактур составленными с нарушением установленного порядка"


(Продолжение следует)