Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Использование имущества работника в служебных целях


Использование имущества работника в служебных целях

     
     М.А. Климова
     

1. Общие положения

     
     Личное имущество работника может использоваться в служебных целях по соглашению сторон трудовых отношений. При этом работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) принадлежащих ему инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
     
     Работодатель может включать, по нашему мнению, вышеприведенные выплаты работникам в расходы на оплату труда (Минфин России полагает - в состав прочих расходов; см. письмо от 15.08.2005 N 03-03-02/61), кроме случаев выплаты компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, которые в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 92), относятся к прочим расходам организации, связанным с производством и реализацией товаров, работ, услуг, для целей налогообложения прибыли [подпункт 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)]. Вышеназванные нормы не слишком велики (см. таблицу).
          

Тип автотранспортного средства

Сумма компенсации в месяц, руб.

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см включительно

1200

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб.см

1500

Мотоциклы

600

          
     Письмом Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 со ссылкой на письмо этого Министерства от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" разъяснено следующее:
     
     - основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя организации, в котором приведены размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет личным автомобилем по доверенности - соответствующие документы);
     
     - выплата компенсаций производится работнику в случае, если его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
     
     - в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Данные затраты на автомобиль не могут быть дополнительно учтены в составе расходов;
     
     - компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
     
     - за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.д.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
     
     Вероятно, из вышеприведенного можно сделать вывод, что совместителю не следует рассчитывать на полную норму компенсации, если по закону ему разрешено отрабатывать не более 16 часов из 40-часовой рабочей недели.
     
     Кроме того, из таблицы видно, что для грузового транспорта нормы компенсаций не установлены. Это свидетельствует о том, что признавать соответствующие расходы на основании подпункта 11 п. 1 ст. 264 НК РФ налогоплательщик не может, но в "иные" прочие расходы (подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) формально могут включаться эти суммы. Однако на практике обосновать это сложно, и контролирующие органы склонны трактовать нормы Постановления N 92 именно как запрет на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на суммы компенсаций работникам за использование ими не легкового личного транспорта. При этом читателям журнала следует учитывать, что "Газель" (как грузовая, так и пассажирская) легковым автомобилем не считается (см. Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 301).
     
     Само по себе наличие таких ограничений существенно снижает интерес организаций к использованию подобной формы взаимоотношений с работником.
     
     Однако контролирующие органы распространяют вышеприведенные нормы и на другие налоги (обязательные платежи): налог на доходы физических лиц, единый социальный налог, взносы на обязательное пенсионное страхование, взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
     
     В силу п. 3 ст. 217, подпункта 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 10 постановления Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 "О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации" компенсации, связанные с выполнением работником трудовых, служебных обязанностей, не облагаются вышеуказанными налогами и сборами только в пределах установленных норм.
     
     При определении не облагаемых налогами и сборами компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов налогоплательщикам следует руководствоваться следующими документами:
     
     - в отношении работников учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, - нормами компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок, установленных приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок", изданным в соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 24.05.1993 N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок";
     
     - в отношении работников всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы - Постановлением N 92 (см. письма Минфина России от 14.08.2003 N 04-04-06/158, от 28.04.2003 N 04-04-06/71, от 14.03.2003 N 04-04-06/42; письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).
     
     Все эти ограничения, по нашему мнению, могут стать причиной того, что стороны заключат договор аренды автотранспортного средства. Это иной тип отношений, значительно расширяющий возможности его участников.
     

2. Аренда автотранспортного средства

     
     Аренда автомобиля, мотоцикла возможна как с экипажем, так и без него [§ 3 главы 34 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ)].
     
     При заключении договора аренды транспортного средства, в том числе с работником организации, компенсация, предусмотренная Постановлением N 92, не выплачивается.
     
     В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
     
     Таким образом, договор аренды имущества предусматривает уплату арендатором арендной платы, которая относится к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, согласно подпункту 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
     
     Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором.
     
     Арендная плата, причитающаяся работнику, облагается только налогом на доходы физических лиц, но не облагается единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (арендная плата по договору аренды автотранспортного средства как с экипажем, так и без него не является объектом обложения вышеуказанными платежами, так как не является вознаграждением за оказанные услуги, произведенные работы). Что касается вознаграждения экипажу, которое должно быть включено в договор аренды автотранспортного средства, то оно, будучи фактически вознаграждением за услугу по управлению транспортным средством, облагается не только налогом на доходы физических лиц, но и единым социальным налогом (кроме 2,9 %, зачисляемых в Фонд социального страхования Российской Федерации), взносами на обязательное пенсионное страхование. Ввиду этого в договоре аренды автомобиля с экипажем должно быть определено, какая сумма причитается за аренду, а какая - за услуги экипажа, иначе единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование будут начислены проверяющими со всей суммы договора аренды автомобиля.
     
     В налоговом учете могут быть признаны сопутствующие аренде расходы:
     
     - в случае аренды автомобиля с экипажем арендатор, если иное не предусмотрено договором, берет на себя расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ), а арендодатель-работник в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязуется поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ). Компенсировать эти расходы арендодателю можно, но экономически неоправданно, и признавать их расходами арендатор не может;
     
     - в случае аренды автомобиля без экипажа арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ), и, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, он несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, на его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, в том числе расходы на ГСМ (ст. 646 ГК РФ, письмо Минфина России от 28.12.2005 N 03-03-04/1/463).
     

3. Использование иного имущества работника в служебных целях

     
     Работник может использовать в служебных целях иное свое имущество. Во всех случаях, если речь идет не о транспортном средстве, сторонам выгоднее именно не брать/сдавать имущество в аренду, а назначать/получать компенсацию за его использование.
     
     Это объясняется тем, что компенсации за использование личного инструмента, компьютера, мобильного телефона и т.д. не нормируются, а значит, полная сумма выплаты относится к расходам налогоплательщика (см., например, письма Минфина России от 31.12.2004 N 03-03-01-04/1/194, от 02.11.2004 N 03-05-01-04/72, от 03.09.2004 N 03-05-01-04/9).
     
     Как было указано выше, размер компенсации за использование имущества работника в служебных целях определяется только соглашением сторон (ст. 188 ТК РФ).
     
     Например, работодатель своим распоряжением может определить индивидуально размеры компенсации работникам за используемые ими для служебных переговоров мобильные телефоны или sim-карты и уже не ставить вопрос об оплате услуг мобильной связи, что сопряжено с дополнительным обоснованием расходов. На таком распоряжении (приказе) достаточно  подписей перечисленных в нем работников об их согласии с размерами причитающихся компенсационных выплат. Дифференциация размеров выплат может быть мотивирована как разной степенью потребности в использовании телефонов для служебных звонков, так и разницей в моделях телефонов и тарифных планах.
     
     Суммы названных компенсаций не облагаются "зарплатными" налогами (п. 3 ст. 217, подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 10 постановления Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, письмо Минфина России от 03.09.2004 N 03-05-01-04/9).
     
     В организации должны сохраняться документы (или их заверенные копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество.