Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Создание и применение системы электронного документооборота в налоговых органах: опыт, проблемы и перспективы развития


Создание и применение системы электронного документооборота в налоговых органах: опыт, проблемы и перспективы развития

     

Д.М. Ипполитов,
советник налоговой службы Российской Федерации III ранга
     

     1. Этапы создания системы электронного документооборота в налоговом ведомстве
     
     Система электронного документооборота МНС России (СЭД МНС России) - это программный комплекс, предназначенный для автоматизации делопроизводства и управления документооборотом в МНС России, автоматизации повседневной деятельности сотрудников при работе с документами.
     
     Функциональные возможности СЭД МНС России позволяют охватить все элементы управленческой структуры налогового ведомства в целом и каждого структурного подразделения в отдельности, включая руководителей, секретарей-делопроизводителей, сотрудников общих отделов и непосредственных исполнителей, работающих с документами.
     
     Начало автоматизации документооборота в МНС России относится к 1995 году, когда была введена в действие автоматизированная система контроля исполнения документов (АСКИД) в центральном аппарате (ЦА) налогового ведомства.
     
     Позже, в 1999-2001 годах, специалисты компании "АйТи" разработали с использованием программного продукта "Босс-Референт" на основе Lotus Notes систему электронного документооборота (СЭД) ЦА МНС России.
     
     В 2002 году - начале 2003 года в налоговых органах были внедрены средства электронной цифровой подписи (ЭЦП) на основе программного комплекса DiSign. К сожалению, комплекс DiSign не позволяет автоматически проверять подлинность и подписывать электронной цифровой подписью документы в СЭД.
     
     Наиболее активно работа по организации функционирования СЭД начала проводиться с 2003 года. Основными этапами становления этой системы явились следующие:
     
     - с 1 мая 2003 года все сотрудники ЦА обязаны использовать СЭД ЦА МНС России. Все пользователи СЭД ЦА МНС России должны быть зарегистрированы, то есть внесены в базы данных (БД) системы, обеспечены персональным идентификатором и паролем на вход. Вся переписка внутри ЦА осуществляется только в электронном виде;
     
     - с 5 мая 2003 года вся корреспонденция (за исключением документов по кадровым вопросам и документов с пометкой "Для служебного пользования"), поступающая на рассмотрение руководителю налогового ведомства, переводится в электронный вид (сканируется) и рассылается исполнителям, поименованным в резолюции, с помощью СЭД ЦА МНС России без бумажных копий данных документов;
     
     - с 1 января 2004 года все документы, исходящие из ЦА налогового ведомства, регистрируются и их электронные копии (если они существуют) хранятся в СЭД МНС России, а работа с рядом документов, обращающихся в ЦА МНС России, полностью переведена в электронный вид даже на этапе их подписания;
     
     - с 1 января 2004 года в каждом управлении и каждой межрегиональной ИМНС России была начата эксплуатация СЭД регионального уровня (СЭД-регион);
     
     - с 4 февраля 2004 года все несекретные документы подлежат отправке в УМНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональные инспекции (за отдельными исключениями) только с использованием единой СЭД. Вся корреспонденция подписывается ЭЦП DiSign;
     
     - с 1 января 2004 года для налоговых органов разработана и принята в опытную эксплуатацию ЭЦП, встроенная в СЭД ЦА МНС России. Автоматизированное рабочее место защиты информации (АРМЗИ) позволяет пользователю автоматически проверять подлинность и подписывать ЭЦП документы в СЭД;
     
     - 17 декабря 2003 года получено разрешение Правительства РФ организовать в порядке эксперимента работу по следующим видам документов только в электронном виде (без бумажного оригинала на этапах подписания и согласования) с использованием ЭЦП:
     
     внутренняя переписка между структурными подразделениями ЦА налогового ведомства;
     
     переписка ЦА налогового ведомства с УМНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными ИМНС России по федеральным округам Российской Федерации;
     
     согласование всех типов документов внутри ЦА налогового ведомства, УМНС России и межрегиональных ИМНС России;
     
     - в рамках вышеуказанного разрешения с 15 марта 2004 года организована внутренняя переписка между структурными подразделениями ЦА МНС России только в электронном виде с использованием ЭЦП, встроенной в СЭД ЦА МНС России.
          

     2. Структура СЭД налогового ведомства
     
     Система электронного документооборота реализована и работает в программной среде Lotus Notes. Это означает, что все модули системы являются БД Lotus Notes, располагаются на сервере, управляются и обслуживаются серверными программами. Клиентские приложения на рабочих местах пользователей предназначены для ввода, редактирования и отображения хранимой в БД информации.
     
     Основой Lotus Notes является технология создания и хранения документов. Она обеспечивает хранение информации в базах документов и быстрый доступ к ней.
     
     Документ Notes можно рассматривать как контейнер, в который могут быть помещены самые разнообразные объекты, например:
     
     - текст, числа и графические изображения;
     
     - файлы, подготовленные MS Word или MS Excel;
     
     - аудио- и видеофайлы;
     
     - ссылки на другие документы Notes и многое другое.
     
     В СЭД МНС России таким контейнером является электронная регистрационная карточка (РК) документа (см. рис. 1).
     


              

Рис. 1. Регистрационная карточка входящего документа


     Электронная регистрационная карточка заводится на любой поступивший или созданный документ и представляет собой массив данных, в котором содержится информация о данном документе - набор обязательных реквизитов документа (номер документа, вид документа, дата получения, отправитель, исполнитель, состояние исполнения). Таким образом, обмен документов в СЭД фактически осуществляется посредством обмена регистрационными карточками с вложенными электронными образами (файлами) этих документов между различными БД.
     
     В состав системы входит набор взаимосвязанных модулей (БД), предназначенных для выполнения разнообразных процессов работы с документами. Каждый модуль соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации (см. рис. 2).
          


        

Рис. 2. Структура СЭД МНС России

     
     Модульная структура СЭД и единый стандарт доступа к информации обеспечивают процессы приема, регистрации, разработки, отправки и архивирования документов на основе набора БД, работающих в единой среде. При этом между отдельными БД возможен автоматический обмен документами.
     
     Все модули (БД Lotus Notes), входящие в состав системы, можно разделить на три группы (см. таблицу).
          

Модули СЭД


Общесистемные словари и справочники

Общесистемные сервисы

Специализированные функциональные подсистемы

Справочник организации;
внешние адресаты;
словари

Шаблоны;
регистратор;
согласование;
поручения;
коммутатор;
и др.

Канцелярия (несколько типов БД);
исходящие;
ОРД и др.

     
     Общесистемные словари и справочники
- места хранения нормативно-справочной информации:
     
     - "Справочник организации". Для обеспечения работы СЭД необходимо иметь информацию о структуре организации, подразделениях, которые входят в ее состав, и их взаимной подчиненности, о сотрудниках, которые работают в этой организации. Именно эти задачи и решает модуль "Справочник организации";
     
     - "Внешние адресаты". В справочнике "Внешние адресаты" содержится необходимая информация о внешней организации.
     
     Общесистемные сервисы - это модули, которые предоставляют услуги по обработке информации:
     
     - модуль "Регистратор" предназначен для присвоения документам регистрационных номеров в СЭД. В этом модуле при настройке системы создается необходимый набор программных счетчиков, определяющих формат регистрационных номеров;
     
     - модуль "Согласование" предназначен для визирования и согласования в электронном виде любых документов: проектов приказов, распоряжений, исходящих документов, ответов на письма и заявления граждан и т.д.;
     
     - модуль "Поручения" предназначен для контроля исполнительской дисциплины сотрудников. По своей сути, это универсальный инструмент управления, позволяющий ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение в масштабах всей организации.
     
     Специализированные функциональные подсистемы - подсистема "Делопроизводство" состоит из набора модулей (БД), условно называемых канцеляриями. Общее число модулей и функциональное назначение каждого из них соответствуют технологии ведения традиционного делопроизводства. Так, в БД "Канцелярия структурного подразделения" осуществляется информационная поддержка следующих процессов:
     
     - ввод резолюции и постановка на контроль исполнения (для документов, адресованных руководителю структурного подразделения);
     
     - формирование поручений по документу, контроль их исполнения и снятие с контроля;
     
     - отправка документов в дело (в архив);
     
     - согласование и утверждение проектов исходящих документов, регистрация исходящей и внутренней корреспонденции.
          

     3. Итоги внедрения СЭД и приоритетные направления развития системы
     
     Внедрение СЭД МНС России и активное ее использование позволили решить следующие важные задачи:
     
     - повысилась скорость прохождения документов в системе налоговых органов России;
     
     - кардинально улучшился учет и контроль исполнения документов;
     
     - достигнута "прозрачность" прохождения документов с фиксацией большинства действий, совершаемых с документом;
     
     - возросла скорость поиска большей части документов, обращающихся в ЦА МНС России, УМНС России, межрегиональных ИМНС России;
     
     - реализована функция автоматизированного хранения (передачи на хранение) документов.
     
     Вместе с тем в настоящее время существует ряд проблем, нерешенность которых существенно усложняет использование единой СЭД:
     
     1) УМНС России, межрегиональные ИМНС России осуществляют обмен документами с центральным аппаратом МНС России с использованием СЭД, а обмен корреспонденцией с ИМНС России происходит по электронной почте (DiPost);
     
     2) вся внутренняя корреспонденция отправляется в электронном виде и подписывается ЭЦП, встроенной в СЭД. Вместе с тем обмен корреспонденцией с УМНС России и межрегиональными ИМНС России осуществляется с использованием ЭЦП DiSign;
     
     3) обмен несекретными документами между центральным аппаратом налогового ведомства, УМНС России и межрегиональными ИМНС России осуществляется в электронном виде с использованием СЭД. Однако документы с пометкой "Для служебного пользования" отправляются адресату в электронном виде по электронной почте с испльзованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ);
     
     4) согласование документов, относящихся к внутренней переписке ЦА МНС России, осущест-вляется в электронном виде с использованием ЭЦП, встроенной в СЭД; согласование же всех остальных документов осуществляется на бумаге;
     
     5) в 2003 году разработан и принят в опытную эксплуатацию программно-информационный комплекс информационной поддержки электронного архива документов центрального аппарата МНС России "Документы-архив", предназначенный для автоматизации технологических процессов передачи из СЭД ЦА МНС России и хранения несекретных документов ЦА МНС России. Однако аналогичный процесс не реализован для УМНС России и межрегиональных ИМНС России, начавших эксплуатацию СЭД с 1 января 2004 года.
     
     Для решения вышеперечисленных вопросов целесообразно сконцентрировать работу по совершенствованию электронного документооборота на следующих основных направлениях:
     
     - начать поэтапное внедрение единой СЭД в налоговых инспекциях;
     
     - внедрить ЭЦП, встроенную в СЭД, на всех рабочих местах сотрудников центрального аппарата и у руководства в управлениях и межрегиональных налоговых ведомствах и т.д.