Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами

     

О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами*1

     

И.П. Васильева

     _____
     *1. Окончание. См.: Налоговый вестник. - 2001.- N 7. - С. 143; - N 8. - С. 135.     
     

3.5. Проверка правильности выделения суммы НДС из сумм командировочных расходов

     
     В ходе осуществления внутреннего бухгалтерского контроля необходимо обратить внимание на то, чтобы суммы НДС, уплаченные в составе сверхнормативных командировочных расходов, не были приняты к вычету из налоговых обязательств перед бюджетом.
     
     В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на доходы организаций. При этом сумма налога, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67 % от суммы указанных расходов без учета налога с продаж.
     
     При наличии первичных документов по командировкам для целей налогообложения нормируются лишь расходы по найму жилого помещения, поскольку расходы на проезд централизованно не нормируются, а устанавливаются самой организацией. Так, например, как разъяснено в письме Минфина России от 21.12.1999 N 04-03-11, при установленной приказом Минфина России от 13.08.1999 N 57н норме расходов по найму жилого помещения в размере 270 руб. вычету из налоговых обязательств перед бюджетом подлежит 45 руб. (16,67 % от 270 руб.), а на себестоимость продукции (работ, услуг) подлежит отнесению сумма в 225 руб.
     
     Перечень расходов, на возмещение которых имеет право командированный работник, определен в ст. 116 КЗоТ РФ и п. 10 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР”.
     
     Напомним, что в случае отсутствия первичных документов командированным работникам возмещаются два вида расходов кроме суточных, основанием для выплаты которых является командировочное удостоверение и авансовый отчет:
     
     - расходы на проезд;
     
     - расходы на проживание.
     
     Согласно п. 19 вышеназванной инструкции расходы на проезд могут быть возмещены по минимальной стоимости, то есть по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно, в которую включена и сумма НДС, вычитаемая из налоговых обязательств расчетным способом.
     
     При отсутствии документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, согласно приказу Минфина России от 13.08.1999 N 57н командированному работнику выплачивается 7 руб. в сутки. Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ именно с этой суммы при отсутствии документов, подтверждающих осуществление указанных расходов, подлежащая вычету сумма налога исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67 %, хотя данная сумма может и не содержать НДС (например в случае, если командированный работник проживал в частном секторе).
     

    Таблица 4

     

N авансового счета, дата

Сумма командировочных расходов (руб.)

Сумма НДС, предъявленная к

Сумма НДС, списанная за счет собственных средств,


 

Всего

в том числе НДС

вычету из налоговых

отнесенная

   
 

  
 

  
 

  
 

  
 

   
 

  
 

  
 

  
 

  
 

   
 

  
 

  
 

  
 

  
 

     
     Выводы для руководства организации: _____________________________
     

3.6. Проверка правильности выделения налога с продаж из стоимости товарно-материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет

     

    Таблица 5

         

N авансового

Наименование

Сумма - всего

в том числе:

Пимечание

отчета, дата

товарно-материальных ценностей


 

НДС

налог с продаж

стоимость товарно-материальных ценностей


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

      
     Выводы для руководства организации: _____________________________
     

Таблица 6

     

N авансового отчета, дата

Кореспонденция счетов

Сумма

Содержание операции

Рекомендуемая проводка

Дальнейшая проработка


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

          
     В ходе осуществления процедур внутреннего бухгалтерского контроля выявлены следующие нетипичные проводки, требующие дальнейшей проработки:
     
     Выводы для руководства организации: ____________________________
     

3.7. Проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличия остатков неиспользованных сумм

     
     В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 84 (94) и кредиту счета 71.
     
     Согласно подпункту “г” п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59 (действующего в этой части и в настоящее время), контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности возложен на главного бухгалтера.
     
     Аудиторская практика показывает, что в организациях имеют место случаи, когда подотчетные суммы в нарушение установленных сроков их возврата находятся у работников достаточно долгое время и возвращаются частично, в несколько этапов (либо наличными в кассу, либо представлением нескольких авансовых отчетов, свидетельствующих о закупках в разное время). Такое длительное нахождение денежных средств у подотчетных лиц является неправомерным и, кроме того, классифицируется при налоговых проверках как беспроцентный займ со стороны организации, вызывающий необходимость определения материальной выгоды по подотчетным суммам, находившимся у подотчетных лиц более установленного срока.
     
     В постановлении Президиума ВАС РФ от 16.12.1997 N 905/97 определено, что сами по себе недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований классифицировать подотчетные денежные суммы в качестве доходов физических лиц организации.
     
     Для обоснования требования включения в налогооблагаемый доход для обложения налогом на доходы физических лиц налоговые органы должны представить доказательства, подтверждающие безвозмездное получение работником денежных средств от организации. При правильной организации аналитического учета по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, получая денежные суммы под отчет, работники являются должниками организации до их полного погашения. Поэтому наличие дебетового сальдо по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” (задолженности работника перед организацией по подотчетным суммам) не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход в отчетном периоде.
     

     Исчисление материальной выгоды в виде экономии на процентах при получении заемных средств от организации, если процент за пользование такими средствами составляет менее трех четвертей от ставки рефинансирования Банка России, производится в случае заключения письменного договора займа между заимодавцем (юридическим лицом) и заемщиком в соответствии со ст. 808 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ). При отсутствии письменного договора определять материальную выгоду нет оснований, так же как и наличие под отчетом денежных сумм классифицировать как беспроцентный займ.
     
     При осуществлении процедур внутреннего бухгалтерского контроля в подобных ситуациях целесообразно заполнить следующую таблицу:
          

Таблица 7


    Список подотчетных лиц, своевременно не представивших отчеты об израсходованных в командировках суммах

Фамилия, имя, отчество

Дата

Превышение срока

подотчетного лица

возвращения из командировки

составление авансового отчета

(рабочие дни)


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

     
     В ходе проверки необходимо сверить дату составления авансового отчета; номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм; сумму, указанную в авансовом отчете как остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также сверить эти данные с журналом-ордером N 7 “Расчеты с подотчетными лицами”.
          

Таблица 8


    Контроль полноты оприходования остатков неизрасходованных командировочных сумм

Приходный ордер

Авансовы отчет

Журнал-ордер N 7

номер


дата

сумма

номер

дата

сумма

Фамилия, имя, отчество

сумма


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

     
     Напоминаем, что порядок расчетов с подотчетными лицами установлен пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного письмом Банка России от 04.10.1993 N 18, согласно которому выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
     
     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
     
     Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку, если работник не оспаривает основания и размер удержания, по распоряжению администрации в соответствии со ст. 124 КЗоТ РФ могут производиться удержания из заработной платы (с учетом действия ст. 125 КЗоТ РФ, о чем было сказано выше). В этом случае администрация вправе издать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности.
     
     При этом в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:
     

     Д-т 71 К-т 50 - выданы подотчетному лицу денежные средства на командировочные расходы на основании расходного кассового ордера;
     
     Д-т 84 (94) К-т 71 - списана подотчетная сумма, своевременно не возвращенная работником (на основании бухгалтерской справки);
     
     Д-т 70 К-т 84 (94) - удержана из заработной платы работника задолженность по авансу, выданному под отчет (на основании распоряжения руководителя и расчетно-платежной ведомости).
     
     При внутреннем бухгалтерском контроле расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам необходимо обратить внимание на случаи отсутствия в командировочных удостоверениях отметок, сделанных в месте пребывания в командировке.
     
     Аудиторская практика показывает, что во многих случаях в авансовых отчетах отсутствуют сведения по строкам “Остаток (перерасход) предыдущего аванса” и соответственно дальнейший расчет по выданным и израсходованным с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету. В связи с этим подчеркиваем, что в типовом бланке авансового отчета N 807 должно быть обеспечено заполнение всех без исключения граф.
     
     При проверке своевременности расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды, необходимо установить, своевременно ли производят сотрудники организации расчеты по средствам, выданным на хозяйственные нужды.
          

Таблица 9


    Список подотчетных лиц, своевременно не представивших отчеты о суммах, израсходованных на хозяйственные нужды


Расходный ордер

Приходный ордер

Авансовый отчет

Номер

дата

сумма

срок

номер

дата

сумма

номер

дата

сумма возврата


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

     
     Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. При этом полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу организации (в случае его неполного использования).
     
     В соответствии с п. 6 письма Банка России от 30.09.1994 N 113 переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы.
     
     В связи с этим во избежание подобных ошибок необходимо обеспечить правильную организацию аналитического учета подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов. Кроме того, главному бухгалтеру необходимо установить контроль за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.
     

     Если у подотчетного лица выявлен по авансовому отчету остаток денежных средств, работнику необходимо внести его в кассу организации. В случае выявленного и утвержденного перерасхода сумма перерасхода должна быть возвращена работнику организации. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.
     

4. Проверка авансовых отчетов по представительским расходам

     
     Расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, в случае если они связаны с производственной деятельностью, а также с приобретением или продажей товаров, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на основании п. 5 и 7 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, как управленческие расходы.
     
     Представительские расходы отражаются в учете по дебету счета 26 “Общехозяйственные расходы” или по дебету счета 44 “Расходы на продажу”.
     
     В соответствии с п. 2.15 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утвержденных Роскомторгом 20.04.1995 N 1-550/32-2, представительские расходы на предприятиях торговли включаются в состав издержек обращения по статье “Прочие расходы”.
     
     При осуществлении внутреннего бухгалтерского контроля за расходами на представительские мероприятия необходимо, в первую очередь, правильно классифицировать такие расходы.
     
     Напомним, что представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации.
     
     К представительским расходам относятся:
     

     - расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников). При этом применительно к представительским расходам Минфин России в письме от 08.02.1999 N 04-02-05/1 пояснил, что речь идет о проведении единовременных мероприятий, а не о постоянном ресторанном обслуживании представителей других организаций;
     
     - расходы по транспортному обеспечению представителей (участников);
     
     - расходы, связанные с посещением представителями (участниками) культурно-зрелищных мероприятий;
     
     - расходы по буфетному обслуживанию представителей (участников) во время переговоров и мероприятий культурной программы;
     
     - расходы по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
     
     Данный перечень является закрытым, то есть к представительским расходам могут быть отнесены только те затраты, которые в нем перечислены. Никакие другие затраты организации, связанные с приемом и обслуживанием делегаций, представительскими расходами не являются. Так, например, расходы на оплату проживания членов делегаций не могут быть квалифицированы как представительские из-за отсутствия их в приведенном перечне.
     
     Если предприятие командирует своего представителя для переговоров в другую организацию, расходы, произведенные для осуществления такой встречи, также не могут считаться представительскими. Это объясняется тем, что представительские расходы - это расходы принимающей стороны, а в данном случае принимающей стороной является предприятие-партнер.
     
     Для целей налогообложения затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества, в соответствии с подпунктом “и” п. 2 Положения о составе затрат включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством.
     
     Таким образом, фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, установленным приказом Минфина России от 15.03.2000 N 26н “О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядке их применения” (в ред. приказа Минфина России от 01.03.2001 N 18н).
     
     Напоминаем, что организации, осуществляющие торговую деятельность, при расчете предельных размеров представительских расходов используют показатель валовой прибыли.
     

     Нормирование представительских расходов не  означает, что в бухгалтерском учете нормативные и сверхнормативные представительские расходы должны учитываться поразному. Все представительские расходы, которые несет организация, отражаются на счете 26 или 44.
     
     Норматив представительских расходов исчисляется в процентах от объема выручки от реализации продукции (работ, услуг), включающей НДС. Затем нормативная величина сравнивается с фактическими расходами, и если фактические расходы оказываются больше, то сверхнормативные представительские расходы отражаются по строке 4.1 “е” Справки о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 “Расчета (налоговой декларации) налога от фактической прибыли”, приведенной в Приложении N 4 к инструкции МНС России от 15.06.2000 N 62 “О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций”.
     
     Аудиторская практика показывает, что очень часто организации уменьшают налогооблагаемую прибыль на суммы представительских расходов, оплаченных подотчетными лицами наличными без представления соответствующих оправдательных документов.
     
     При проверке авансовых отчетов по суммам, израсходованным на представительские расходы, необходимо обратить внимание на следующее.
     
     Представительские расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) только при наличии первичных документов, в которых должны быть указаны следующие сведения: дата и место проведения деловой встречи (приема); приглашенные лица; участники со стороны организации; конкретное назначение расходов и их величина.
     
     Организации целесообразно издать внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий конкретный порядок расходования средств на представительские мероприятия, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.
     
     К внутренним оправдательным документам могут также относиться приказ руководителя организации, утверждающий нормы на отдельные виды представительских расходов; исполнительные сметы по приему конкретных делегаций; программы пребывания делегаций; акт об отнесении затрат к представительским.
     
     Кроме того, у организации должны быть в наличии первичные документы (чеки, счета, путевые листы и т. п.), подтверждающие, что расходы были фактически произведены.
     

     Необходимо обратить внимание на то, чтобы суммы НДС, уплаченные в составе сверхнормативных представительских расходов, не были предъявлены к вычету из налоговых обязательств перед бюджетом.
     
     Напоминаем, что суммы НДС, принимаемые к вычету из налоговых обязательств по представительским расходам, исчисляются по расчетной ставке 16,67 %.
     
     В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ к вычету из налоговых обязательств принимаются суммы НДС, уплаченные в составе представительских расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли. Суммы НДС по сверхнормативным представительским расходам списываются за счет собственных средств организации.