Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами


О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами *1

     
     И.П. Васильева     
     _____     
     *1 Продолжение. Начало см.: Налоговый вестник. - 2001.- N 7. - С. 143.

     
     3.2. Проверка соответствия оборотов по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", отраженных в балансе, Главной книге, журнале-ордере N7 "Расчеты с подотчетными лицами" (поквартально)

    
Таблица 1

Дата

Сальдо на начало периода

Дебетовый оборот по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредитовый оборот по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»


 


 

по балансу

по Главной книге

по журналуордеру № 1

по балансу

по Главной книге

по журналуордеру № 1

1

2

3

4

5

6

7

8

На 1 января

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

На 1 апреля

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

На 1 июля

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

На 1 октября

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

На 31 декабря

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 


     Выводы для руководства организации: отклонения _____ (есть, нет) см. таблицу 2


    Таблица 2

Дата

Отклонения данных


 

баланса и Главной книги

баланса и журналаордера

Главной книги и журналаордера

баланса и Главной книги

баланса и журналаордера

Главной книги и журналаордера

На 1 января

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

На 1 апреля

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

На 1 июля

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

На 1 октября

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

На 31 декабря

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

Итого:

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 


     Примечания: __________________________________________________
     

     При организации бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме счетоводства сплошная проверка авансовых отчетов заканчивается сверкой оборотов по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", отраженных в журнале-ордере N 7 и Главной книге. Общее требование к ведению учета - это соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и всех аналитических счетов, открытых к данному счету. Выполнение данного требования реализуется на практике при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц, и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников.
     
     Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" не сальдируется и может одновременно иметь дебетовое и кредитовое сальдо. В частности, выданные под отчет суммы одному работнику отражаются по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", а задолженность организации перед другим работником, допустившим подтвержденный первичными документами перерасход подотчетных сумм, учитывается по дебету счета 71. Дебетовое и кредитовое сальдо аналитических счетов счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" не компенсируют и не поглощают друг друга. При окончательном расчете с подотчетными лицами первый работник из нашего примера должен либо представить авансовый отчет, либо возвратить подотчетные суммы в кассу организации, а второй работник - получить средства в возмещение перерасхода подотчетных сумм.
     

     3.3. Проверка документального оформления авансовых отчетов

     
     В ходе проверки выявляются и делаются следующие замечания:
     
     1. Замечания по оформлению авансовых отчетов: _________________________________________________________________
          
     2. Замечания по оформлению командировочных расходов (в том числе за рубеж): _____________
     _____________________________________________________
     
     3. Передача подотчетных средств другому лицу: __________________________________________
     ______________________________________________
     

     3.4. Проверка правильности отражения в учете командировочных расходов

     
     Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
     
     В соответствии со ст. 116 КЗоТ РФ служебной командировкой признается поездка работника, осу-ществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
     
     Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, считаются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты (без уменьшения налогооблагаемой прибыли). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения, и т. п.
     
     В служебную командировку могут направляться только работники организации. Согласно КЗоТ РФ в командировку не могут направляться работники, выполняющие работы по договору подряда.
     
     В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли.
     
     При заключении организацией с физическими лицами договоров гражданско-правового характера последние получают от организации денежные средства за выполненные для организации работы и оказанные услуги. Наряду с этим организация может согласно договору производить оплату данным лицам их расходов по найму жилых помещений и проезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно. В этом случае расходы по выполнению работ (услуг) списываются организацией на себестоимость продукции (работ, услуг) по статье "Расходы на оплату труда".
     
     Расходы организации по возмещению данным лицам их расходов по найму помещений и проезду не являются командировочными расходами и списываются на себестоимость по статье "Прочие расходы". При этом расходы по найму помещений и проезду возмещаются организацией согласно подтверж-дающим указанные расходы документам.
     
     Обращаем внимание читателей на необходимость оформления внутренних организационно-распорядительных и первичных документов, связанных с командировочными расходами. Типовые формы таких документов приведены в Альбоме форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 N 136.
     
     Прежде всего необходимо проверить правильность оформления приказов (распоряжений) о направлении работника (работников) в командировку по формам N Т-9 и Т-9а. Данные формы применяются для оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и). Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(и) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости раскрываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
     
     Командировочное удостоверение, оформляемое по форме N Т-10, является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке [время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)]. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного долж-ностного лица и печатью.
     
     В соответствии с п. 2 и 6 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" фактическое время пребывания работника в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него. Днем выезда в командировку считается день отправления соответствующего транспортного средства из населенного пункта - места постоянной работы командированного до 24 часов, а днем приезда - день прибытия соответствующего транспортного средства в этот населенный пункт.
     
     Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о расстоянии, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
     
     Командировка за пределы Российской Федерации также может быть однодневной, если работник, выехавший за границу, возвратился в Россию в тот же день.
     
     Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9). После возвращения из командировки в организацию работник (подотчетное лицо) составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
     
     Командировочное удостоверение может не оформ-ляться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
     
     Очень важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме N Т-9 или N Т-9а. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.
     
     Особую важность имеет форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.
     
     Регистрация лиц, отбывающих в командировки, должна вестись в специальном Журнале учета работников, выбывающих в командировки, по форме, приведенной в приложении N 2 к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС "О служебных командировках в пределах СССР". На практике это встречается нечасто. Между тем такой журнал необходим бухгалтеру для самоконтроля. По журналу можно отслеживать, как работники отчитываются по выданным авансам, а также удобно вести сквозную нумерацию командировочных удостоверений. Добавив в журнал графу "Цель командировки", легко определять характер поездки для отражения произведенных затрат в бухгалтерском учете предприятия.
     

Проверка наличия Журнала учета работников, выбывающих в командировки

     

Наличие (+) или отсутствие (-) журнала

Дата начала записей в журнале

Регулярность записей (+), отсутствие регулярности записей (-)

Замечания по заполнению журнала

   
 

  
 

  
 

  
 

   
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

  
 

   
 

  
 

  
 

  
 

          
     На практике некоторые организации включают в себестоимость продукции (работ, услуг) сверхнормативные расходы по командировкам без соответствующей корректировки налогооблагаемой прибыли. Напоминаем, что нормы возмещения командировочных расходов установлены приказом Минфина России от 13.08.1999 N 57н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации" в следующих раз- мерах:
     
     - оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 270 руб. в сутки;
     
     - оплата суточных - 55 руб. за каждый день нахождения в командировке.
     
     В соответствии с Положением о составе затрат для целей налогообложения командировочные расходы относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) только в пределах установленных норм. Поэтому прибыль, полученная по данным бухгалтерского учета, должна быть увеличена на суммы сверхнормативных командировочных расходов. Эта корректировка осуществляется по строке 4.1 "д" Справки о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 "Расчета (налоговой декларации) налога от фактической прибыли", приведенной в Приложении N 4 к инструкции МНС России от 15.06.2000 N 62 "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций".
     
     Суммы НДС, принимаемые к вычету из налоговых обязательств по командировочным расходам, исчисляются по расчетной ставке 16,67 %.     
     

Таблица 3


    Предварительный расчет сверхнормативных затрат на командировку внутри страны
по авансовому отчету № __ от «__» 2001 г.
    

Виды командировочных расходов

Фактически произведенные расходы

Расходы, возмещаемые в пределах норм (счета 26, 44, субсчет «Расходы в пределах норм»)

Сверхнормативные расходы (счета 26, 44, субсчет «Сверхнормативные расходы»)


 

по документам

без документов


 


 

Нормируемые расходы

   
 

  
 

  
 

  
 

Суточные

  
 

  
 

  
 

  
 

Наем жилого помещения в месте командировки, включая НДС

  
 

  
 

  
 

  
 

НДС со стоимости найма жилого помещения в месте командировки

  
 

  
 

  
 

  
 

Наем жилого помещения в месте командировки (без НДС)

  
 

  
 

  
 

  
 

Наем жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, включая НДС

  
 

  
 

  
 

  
 

НДС со стоимости найма жилого помещения за время вынужденной остановки в пути

  
 

  
 

  
 

  
 

Наем жилого помещения за время вынужденной остановки в пути (без НДС)

  
 

  
 

  
 

  
 

Итого наем жилого помещения (без НДС)

  
 

  
 

  
 

  
 

Броня в гостинице в размере 50 %, включая НДС

  
 

  
 

  
 

  
 

НДС со стоимости брони в гостинице в размере 50 %

  
 

  
 

  
 

  
 

Броня в гостинице в размере 50 % (без НДС)

  
 

  
 

  
 

  
 

Итого наем жилого помещения и броня (без НДС)

  
 

  
 

  
 

  
 

Ненормируемые командировочные расходы

  
 

  
 

  
 

  
 

Проезд (кроме такси), включая НДС

  
 

  
 

  
 

  
 

НДС со стоимости проезда

  
 

  
 

  
 

  
 

Проезд (без НДС)

  
 

  
 

  
 

  
 

Постельные принадлежности, включая НДС

  
 

  
 

  
 

  
 

НДС со стоимости постельных принадлежностей

  
 

  
 

  
 

  
 

Постельные принадлежности (без НДС)

  
 

  
 

  
 

  
 

Итого ненормируемые расходы

  
 

  
 

  
 

  
 

Прочие ненормируемые расходы

  
 

  
 

  
 

  
 

Страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте

  
 

  
 

  
 

  
 

Услуги по предварительной продаже билетов

  
 

  
 

  
 

  
 

Сборы за услуги аэропортов