Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

О документальном оформлении и учете справочно-правовых систем и бухгалтерских программ в 2001 году


О документальном оформлении и учете справочно-правовых
систем и бухгалтерских программ в 2001 году *1

     
     Е.В. Орлова
     _____
     *1 Окончание. Начало см.: Налоговый вестник. - 2001. - № 6. - С. 139.

     

3. Справочно-правовые системы (базы данных)

     

     3.1. Приобретение и обновление справочно-правовых систем (баз данных)

     
     Особенностью справочно-правовых систем является то, что для работы организации необходимо использовать, в первую очередь, не саму программу по поиску данных, а нормативные документы, которые содержатся в данной программе. Таким образом, приобретая справочно-информационную систему, организация получает:
     
     - компьютерную систему поиска информации;
     
     - нормативную и законодательную базы данных.
     
     Именно поэтому распространение экземпляров справочно-правовых систем (баз данных) отличается своим документальным оформлением.
     
     Поскольку организация-пользователь заинтересована в постоянном пополнении информации, находящейся в справочно-правовой системе (базе данных), то применение только договора купли-продажи явно недостаточно.
     
     Распространение экземпляров справочно-правовых систем (баз данных) может быть оформлено двумя отдельными договорами: договором купли-продажи основной базы и договором возмездного оказания информационных услуг (ст. 779 ГК РФ) или одним комплексным договором, сочетающим их существенные условия.
     
     Аудиторская практика показывает, что чаще всего организации, использующие справочно-правовые системы, заключают с соответствующими фирмами договоры на информационное обслуживание, предметом которых является оказание им следующих информационных услуг: предоставление экземпляров текущих версий электронных справочников, комплектов текстов нормативных документов, официальных документов, правовых и иных информационных материалов в электронном виде в формате, совместимом с программным обеспечением "Гарант", "Консультант Плюс", "Кодекс" и др.
     
     Ошибки, допускаемые бухгалтерами в учете, связаны с неправильным пониманием вида объекта гражданских прав, вытекающего из содержания договора на информационное обслуживание организации.
     
     В соответствии со ст. 128 ГК РФ среди прочих объектов гражданских прав к ним относятся работы и услуги. В случае если организация заключает договор на оказание информационных услуг, условиями договора, как правило, предусматривается, что информационные услуги будут предоставляться на электронных носителях. Однако информация может быть предоставлена и на бумаге, сброшюрованной в сборники нормативных актов, официальных документов, и в консультативной устной форме, и другими способами. В данном случае электронный носитель является более современным и удобным в эксплуатации средством. В любом случае факт оказания информационной услуги должен быть оформлен актом сдачи-приемки выполненных работ.
     
     Если в договоре и акте указано, что разработчик предоставляет организации информационные услуги в виде еженедельного (ежемесячного) обновления справочно-правовой системы (внесение в программу дополнительных нормативных и законодательных актов), то затраты организации по их приобретению будут рассматриваться как информационные услуги с отнесением на себестоимость продаж как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения. Если же в договоре указано, что разработчик производит обновление компьютерной программы без каких-либо пояснений, то данный вид расходов должен покрываться за счет прочих расходов (Д-т 91-2) без уменьшения налогооблагаемой прибыли, так как не предусмотрен Положением о составе затрат.
     
     По мнению автора, подобное предоставление информации является услугой, и, если эта информация используется непосредственно в производственных целях, стоимость услуги может быть отнесена на себестоимость в соответствии с подпунктом "и" п. 2 Положения о составе затрат как затрата, связанная с управлением производством (оплата консультационных, информационных и аудиторских услуг).
     
     Если предоставляемая по договору на информационное обслуживание информация используется в течение определенного периода времени, то есть может относиться к будущим отчетным периодам, расходы по ее оплате следует списывать на себестоимость продукции равномерно, используя счет 97 "Расходы будущих периодов" нового Плана счетов. При этом необходимо различать действительно информационные услуги (одно из определений информационных продуктов, ресурсов и услуг дано в Федеральном законе от 04.07.1996 N 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене") и обновление уже имеющейся у организации электронной информационной программы.
     
     Ценность бухгалтерских программ и справочно-правовых систем напрямую зависит от их соответствия действующему законодательству. В связи с этим большое значение приобретает частота и свое-временность их обновления.
     
     Именно поэтому большинство производителей делового программного обеспечения предлагает организациям заключать договоры на поставку и информационно-техническое обслуживание программных систем. И если обновление форм бухгалтерской отчетности для бухгалтерских программ, как правило, производится бесплатно, то пополнение справочно-правовых систем оформляется договором на информационное обслуживание и осуществляется за отдельную плату.
     
     Практика работы с налоговыми органами показывает, что в подобных случаях целесообразно формулировать предмет договора не как обновление информационной базы данных (что может быть расценено налоговыми органами как модернизация), а как услуги по информационному сопровождению справочно-правовых баз данных.
     
     У организации при пополнении справочно-правовых систем возникают текущие затраты, затрагивающие лишь информационные (текстовые) модули (файлы) программных средств. Эти затраты подлежат включению в издержки производства и обращения по статье "Информационные услуги" записью: Д-т 26 (44) К-т 60.
     
     Данный вывод можно сделать из письма Минфина России от 08.04.1996 N 04-02-14/м, в котором разъяснено, что "получаемое по договору информационное обслуживание этой базы данных может списываться пользователем в том отчетном периоде, когда эти услуги оказаны. Оказание услуг должно подтверждаться соответствующим документом, оформленным в установленном порядке".
     
     Таким образом, каждое обновление информационных баз данных должно оформляться актом о предоставлении информационных услуг по договору об оказании информационных услуг.
     

     3.2. Учет операций по обновлению бухгалтерских программ и справочно-правовых систем

     
     Учет операций по обновлению бухгалтерских программ и справочно-правовых систем осуществляется следующим образом:
     
     Д-т 20, 26, 44 К-т 60 - ежемесячная плата за услуги по обновлению справочно-правовой системы и бухгалтерской программы признана в качестве текущих затрат по обычным видам деятельности (на основании договора на текущее информационное обслуживание с поставщиком информационно-правовой базы и акта о предоставлении услуг по обновлению информационной базы);
     
     Д-т 19 К-т 60 - учтена сумма НДС по услугам по обновлению справочно-правовой системы и бухгалтерской программы на основании счета-фактуры поставщика информационно-правовой базы;
     
     Д-т 60 К-т 51 - произведена ежемесячная  оплата услуг по обновлению справочно-правовой системы и бухгалтерской программы на основании  выписки банка по расчетному счету;
     
     Д-т 68/НДС К-т 19 - НДС по услугам по обновлению справочно-правовой системы и бухгалтер-ской программы предъявлен к вычету из налоговых обязательств при расчетах с бюджетом на основании счета-фактуры поставщика.
     
     Аналогичным способом должны учитываться и затраты на доработку компьютерных бухгалтерских программ.
     

4. Замена версий и доработка отдельных модулей тиражных бухгалтерских продуктов

     

     4.1. Общие положения

     
     В процессе функционирования любых компьютерных программных продуктов возникает необходимость их поддержания в работоспособном состоянии или видоизменения под влиянием как объективных, так и субъективных причин.
     
     Производимые видоизменения могут быть связаны как с изменением действующего законодательства, так и с необходимостью замены локальных версий бухгалтерских программ на сетевые версии, а также с доработкой отдельных модулей тиражных продуктов в соответствии со спецификой деятельности каждой конкретной организации.
     
     Кроме того, многие разработчики в стремлении удержать пользователей бухгалтерских программ в числе своих клиентов все чаще прибегают к такой услуге, как предоставление возможности за небольшую плату заменить устаревшие версии своих программ на более усовершенствованные. В новых версиях не только учитываются изменения в законодательстве, но и производятся улучшения самой программы. Они становятся более быстродействующими, адаптированными к конкретным видам деятельности организаций, более наглядными.
     
     Иначе говоря, совершенствуется не только сама компьютерная программа, но и организация производственного процесса организации в целом или отдельного подразделения, в котором используется данная программа (например в бухгалтерии). Следовательно, затраты на приобретение усовершенствованной версии программы необходимо включать в состав себестоимости продукции для целей налогообложения на основании подпункта "г" п. 2 Положения о составе затрат как затраты некапитального характера, связанные с совершенствованием технологии и организации производства. Для целей бухгалтерского учета в соответствии с нормами ПБУ 10/99 "Расходы организации" затраты организации по оплате услуг ежемесячного (еженедельного) обновления компьютерной программы, а также по оплате услуг регулярного технического обслуживания компьютерной программы и поддержанию программы в работоспособном состоянии являются расходами по обычным видам деятельности и участ-вуют в формировании себестоимости продаж.
     
     Стоимость обновленной программы будет складываться из остаточной стоимости старой версии, отраженной по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов", и произведенной доплаты.
     
     В бухгалтерском учете операции по замене версий бухгалтерских программ и операции по доработке отдельных модулей тиражных продуктов в соответствии со спецификой деятельности организации отражаются следующим образом.
     

     4.2. Учет операций по замене версий бухгалтерских программ

     
     Учет операций по замене версий бухгалтерских программ осуществляется следующим образом:
     
     Д-т 97 К-т 60 - отражена стоимость замены локальной версии бухгалтерской программы на сетевую;
     
     Д-т 19 К-т 60 - учтена сумма НДС на основании счета-фактуры поставщика;
     
     Д-т 60 К-т 51 - произведена доплата поставщику бухгалтерской программы при замене локальной версии на сетевую (на основании выписки банка);
     
     К-т 012 "Программные продукты" - списана с забалансового счета локальная версия бухгалтер-ской программы;
     
     Д-т 012 "Программные продукты" - оприходована на забалансовом счете сетевая версия бухгалтерской программы (стоимость сетевой версии складывается из остаточной стоимости локальной версии на момент замены и произведенной доплаты);
     
     Д-т 26, 44 К-т 97 - списана на себестоимость часть расходов будущих периодов - часть стоимости сетевой версии бухгалтерской программы (ежемесячно равными долями на основании бухгалтер-ской справки-расчета в части стоимости сетевой версии бухгалтерской программы без НДС, деленной на общее количество оставшихся месяцев ее полезного использования в производственных целях согласно приказу руководителя организации);
     
     Д-т 68/НДС К-т 19 - НДС, относящийся к части расходов будущих периодов, списанных в текущем месяце, предъявлен к вычету из налоговых обязательств при расчетах с бюджетом на основании бухгалтерской справки-расчета и счета-фактуры поставщика сетевой версии.
     

     4.3. Учет операций по доработке отдельных модулей бухгалтерских программ в соответствии со спецификой организации

     
     Учет операций по доработке отдельных модулей бухгалтерских программ в соответствии со спецификой организации осуществляется следующим образом:
     
     Д-т 97 К-т 60 - отражена стоимость доработки отдельных модулей бухгалтерской программы в соответствии со спецификой организации, произведенной программистами фирмы-поставщика программного продукта (на основании договора и акта о выполненных работах);
     
     Д-т 19 К-т 60 - учтена сумма НДС в стоимости работ по доработке отдельных модулей бухгалтер-ской программы (на основании счета-фактуры поставщика программного продукта);
     
     Д-т 60 К-т 51 - произведена оплата поставщику программного продукта стоимости работ по доработке отдельных модулей бухгалтерской программы (на основании выписки банка);
     
     Д-т 012 "Программные продукты" - увеличена на забалансовом счете стоимость бухгалтерской программы на стоимость доработки отдельных модулей программы (стоимость бухгалтерской программы теперь складывается из ее первоначальной стоимости и стоимости произведенной доработки отдельных модулей программы);
     
     Д-т 26, 44 К-т 97 - списана на себестоимость часть расходов будущих периодов - часть остаточной стоимости бухгалтерской программы (ежемесячно равными долями на основании бухгалтерской справки-расчета в части остаточной стоимости бухгалтерской программы без НДС плюс стоимости доработки без НДС, деленной на общее количество месяцев ее полезного использования в производственных целях согласно приказу руководителя организации с учетом увеличения срока ее полезного использования в результате доработки отдельных модулей);
     
     Д-т 68/НДС К-т 19 - НДС, относящийся к части расходов будущих периодов, списанных в текущем месяце, предъявлен к вычету из налоговых обязательств при расчетах с бюджетом на основании бухгалтерской справки-расчета и счета-фактуры поставщика сетевой версии.
     

5. Учет операций по выбытию бухгалтерских программ, ранее (до 1 января 2001 года) учтенных в качестве нематериальных активов

     
     При отражении в бухгалтерском учете организаций операций по выбытию бухгалтерских программ, до 1 января 2001 года учтенных в составе нематериальных активов, должны быть сделаны следующие записи:
     
     Д-т 04, субсчет "Выбытие нематериальных активов", К-т 04 - списана первоначальная стоимость бухгалтерской программы;
     
     Д-т 05 К-т 04, субсчет "Выбытие нематериальных активов", - списана сумма амортизации, начисленная за время эксплуатации бухгалтерской программы;
     
     Д-т 91-2 К-т 04, субсчет "Выбытие нематериальных активов", - списана остаточная стоимость бухгалтерской программы;
     
     Д-т 99 К-т 91-9 - отражен убыток от списания устаревшей бухгалтерской программы (не уменьшает налогооблагаемую базу для исчисления налога на прибыль в соответствии с п. 2.4 инструкции МНС России от 15.06.2000 N 62).
     
     По мнению автора, сумму убытка необходимо отразить по строке 4.23 Справки о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 "Расчета (налоговой декларации) налога от фактической прибыли", поскольку специальной строки для такой корректировки в Справке не предусмотрено.
     
     На основании акта на списание нематериального актива в карточке учета нематериальных активов формы N НМА-1 делается отметка о выбытии  актива.
     
     В случае если амортизационные отчисления на стоимость выбывающей программы начислены полностью, при ее выбытии убытков не возникает. Однако чаще всего возникают ситуации, когда необходимость использования той или иной программы отпадает раньше, чем истекает планируемый срок ее использования.
     
     На практике разработчик часто согласно договору поставляет организации компьютерную программу и, кроме того, ежемесячно (ежеквартально) предоставляет организации обновленную версию данной программы. Во время установки разработчик настраивает и контролирует исправность работы обновленной версии программы. Во избежание возможных споров с налоговыми органами в договор на установку компьютерной программы рекомендуем вписать отдельный пункт следующего содержания: "В связи с необходимостью ежемесячного (ежеквартального) обновления программы срок полезного использования отдельной версии программы определяется при соглашении сторон в один месяц (квартал - три месяца)".
     
     В любом случае, прежде чем списать бухгалтер-скую программу за непригодностью, организация самостоятельно должна определить, что данный программный продукт нельзя больше использовать. Для этого приказом руководителя в организации создается специальная комиссия, в состав которой входит в том числе и главный бухгалтер. Комиссия долж-на установить причины списания бухгалтерской программы (моральный износ, длительное ее неиспользование для производственных целей и т.д.).
     
     Рекомендуем списание устаревшей версии компь-ютерной программы производить на основании  письменного приказа (распоряжения) руководителя организации, изданного на основании заключения вышеназванной комиссии, технического заключения специалиста о невозможности продажи данной версии программы и акта на списание устаревшей версии программы, ранее учитывавшейся в составе нематериальных активов.
     
     Что касается компьютерных программ, приобретенных до 1 января 2001 года, то до настоящего времени нет официальных разъяснений Минфина России о том, следует ли переводить на счет 97 "Расходы будущих периодов" программы, ранее учтенные на счете 04 "Нематериальные активы" в соответствии с действовавшим в то время порядком учета.