Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Командировочные расходы


Командировочные расходы

     

В.А. Угревицкая,
главный специалист Департамента
налоговой политики Минфина России

     Статьей 116 Кодекса законов о труде Российской Федерации предусмотрены гарантии и компенсации работникам при командировках. Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются суточные за время нахождения в командировке, расходы по проезду к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения.
     
     Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
     
     Требования к первичным учетным документам определены ст. 9 названного Федерального закона.
     
     В соответствии с подпунктом "и" п. 2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного постановлением Правительства РФ от 05.08.1992 N 552 (далее - Положение о составе затрат), в себестоимость продукции включаются фактические затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включая расходы по оформлению заграничных паспортов и других выездных документов.
     
     Затраты на командировки, связанные непосредственно с выпуском продукции (работ, услуг) или направленные на обеспечение условий функционирования организации в целом (общепроизводственные цели), включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) того отчетного периода, к которому они относятся.
     
     Вместе с тем затраты на командировки, непосредственно не связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), следует отражать на счетах бухгалтерского учета согласно их принадлежности.
     
     В частности:
     
     - затраты на командировки, связанные с проведением общих собраний акционеров, ведут к увеличению размеров представительских расходов и относятся на счета затрат на производство. Для целей налогообложения указанные затраты включаются в себестоимость в соответствии с порядком, утвержденным письмом Минфина России от 06.10.1992 N 94 "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения" (с учетом внесенных в него дополнений и изменений);
     
     - затраты на командировки, связанные с привлечением инвестиций для финансирования капитальных вложений, ведут к увеличению общей величины затрат по капитальным вложениям и отражаются на счете 08 "Капитальные вложения";
     

     - затраты на командировки, связанные с передачей объектов социальной сферы, ведут к увеличению внепроизводственных расходов по содержанию объектов социальной сферы и отражаются на счете 29 "Обслуживающие производства и хозяйства". В соответствии с п. 4 Положения о составе затрат (с учетом внесенных в него дополнений и изменений) указанные расходы для целей налогообложения не подлежат включению в себестоимость продукции (работ, услуг).
     
     Для решения вопроса об отнесении затрат по командировкам, направленным на перспективное развитие организации, необходимо знать конкретное содержание выполняемого задания.
     
     Для целей налогообложения затраты на служебные командировки принимаются в пределах, установленных законодательством.
     
     В соответствии с подпунктом "и" п. 2 названного Положения затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включая расходы по оформлению заграничных паспортов и других выездных документов, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) как затраты по управлению производством.
     
     Таким образом, основным условием для того чтобы затраты организаций на командирование работников, в том числе в зарубежные командировки, могли учитываться в составе затрат и приниматься в целях налогообложения прибыли, является действительная производственная необходимость таких командировок для осуществления хозяйственной деятельности организации. Поэтому по результатам командировки командированными сотрудниками должен быть составлен развернутый отчет, в котором должны найти отражение как цели командировки, так и ее результаты. Такой отчет должен быть утвержден руководителем организации.
     
     Рассматривая данный вопрос, следует учитывать, что какого-либо нормативного документа, в котором бы давался четкий и исчерпывающий перечень расходов организации, связанных с командированием работников как внутри Российской Федерации, так и за ее пределы не существует.
     
     В составе расходов на командировки должны приниматься в полном объеме фактически произведенные затраты на оформление заграничных паспортов и других выездных документов работников. При этом следует иметь в виду, что какого-либо нормативно установленного перечня таких "выездных документов" в настоящее время также не существует.
     
     В составе расходов на командировки могут быть учтены также затраты по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов.
     
     Следует, однако, иметь в виду, что необходимым условием для учета указанных расходов в составе затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, является соблюдение установленного порядка документального подтверждения таких расходов применительно к п. 12-18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 20.07.1998 N 34н.
     
     Налоговый орган при осуществлении налоговой проверки вправе потребовать от организации дополнительные доказательства обоснованности произведенных организацией расходов на командирование ее работников, особенно в случае если размер таких расходов существенно превосходит обычный (общепринятый) уровень расходов на подобные командировки.
     
     При решении вопроса об отнесении расходов, связанных с использованием руководящими работниками предприятия при проезде к месту командировки и обратно услуг VIP-залов аэропортов, необходимо учитывать следующее.
     
     Постановлением Правительства РФ от 19.09.1996 N 1116 "Об утверждении Положения о залах официальных лиц и делегаций, организуемых в составе железнодорожных и автомобильных вокзалов (станций), морских и речных портов, аэропортов (аэродромов), открытых для международных сообщений (международных полетов)" определено, что перечень граждан, обслуживаемых в залах официальных лиц и делегаций, утверждается Минтрансом России и МПС России по согласованию с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а в залах официальных лиц и делегаций в аэропортах г. Москвы и Московской области - также по согласованию с ФСО России и Управлением делами Президента Российской Федерации.
     
     Если организацией заключен договор на право пользования указанными залами для работников, не входящих в утвержденный перечень, данные расходы осуществляются за счет собственных средств организации.
     
     При возникновении вопросов об отражении затрат на командировки в бухгалтерском учете и принятии этих затрат в целях налогообложения необходимо рассматривать каждый конкретный случай в отдельности, с учетом действующего законодательства, характера и цели командирования работников.
     

Командировки в пределах Российской Федерации

     
     Порядок направления в командировку, размеры возмещения командировочных расходов утверждены инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (если действующим законодательством не установлено иное).
     
     Согласно указанной Инструкции служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
     
     Не считаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер.
     
     Постановлением Правительства РФ от 26.02.1992 N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов" установлены нормы возмещения командировочных расходов работникам министерств, ведомств, государственных предприятий, организаций и учреждений, расположенных на территории Российской Федерации. Право вносить изменения в нормы возмещения командировочных расходов, установленные этим постановлением, с учетом изменения индекса цен предоставлено Минфину России.
     
     В настоящее время нормы возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации установлены Минфином России приказом от 13.08.1999 N 57н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации".
     
     Согласно п. 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются.
     
     Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
     
     В случае если организация все-таки производит выплату суточных (надбавок взамен суточных) за однодневные командировки в другую местность для выполнения служебного поручения, то для целей налогообложения эти затраты приниматься не должны.
     
     Руководителям организаций предоставляется право в случаях, когда размер расходов на служебные командировки (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам, с их согласия, без представления подтверждающих документов. Денежные суммы при этом выдаются командированному работнику исходя из действительной потребности, но не свыше суммы, исчисленной по установленным нормам.
     
     Расчет выданной суммы, подписанный руководителем и командируемым работником, хранится в бухгалтерии объединения, предприятия, учреждения или организации. По прибытии работника из командировки надлежаще оформленное командировочное удостоверение сдается им в бухгалтерию, отчет об израсходованных суммах не представляется.
     
     В случае если в установленном порядке изменяются сроки командировки, производится соответствующий перерасчет.
     

Командировочные расходы за границу

     
     Постановлением Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261, в ред. от 21.03.1998 N 325, установившим порядок и размеры выплаты суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств, Минфину России разрешено по согласованию с МИД России в необходимых случаях вносить изменения в эти размеры, а также устанавливать размеры суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств в тех случаях, когда эти размеры не были ранее установлены. Кроме того, предусмотрено право устанавливать предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за границей для лиц, находящихся в краткосрочных командировках на территории иностранных государств, исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостиницах среднего разряда.
     
     Минфином России по согласованию с МИД России в 1996 году пересмотрены размеры суточных в иностранной валюте при командировках на территории ряда стран, где находятся российские загранучреждения (письма Минфина России от 29.03.1996 N 34 и от 27.12.1996 N 110). Пересмотр размеров суточных был произведен в связи с изменениями уровня стоимости жизни в этих странах.
     
     Проведение дальнейшей работы по пересмотру размеров выплаты суточных в иностранной валюте в значительной мере обусловлено подготовкой в МИД России предложений по оптимизации размеров выплаты указанных суточных и разработке экономически обоснованной методологии определения этих размеров.
     
     В соответствии с установленным порядком, в тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным работникам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает этим лицам суточные в размере 30 % от нормы, включая установленные надбавки.
     
     Для отдельных категорий работников установлены размеры надбавок к суточным в иностранной валюте (Приложение N 2 к постановлению Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261).
     
     Порядок определения суточных за время в пути следования в загранкомандировку установлен приложением к постановлению Госкомтруда СССР от 25.12.1974 N 365 (в ред. постановлений Госкомтруда СССР от 25.05.1981 N 144, от 02.06.1982 N 121, от 24.02.1989 N 71, постановления Минтруда России от 20.08.1992 N 12), п. 9 Правил об условиях труда советских работников за границей и нормативным письмом Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ.
     
     В соответствии с установленным порядком со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую командированный направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.
     
     Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.
     
     Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках за границу установлены письмом Минфина России от 26.04.1993 N 52 "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках" (в ред. писем Минфина России от 27.05.1993 N 64, от 11.06.1993 N 72, от 28.06.1993 N 80, от 12.07.1993 N 83, от 06.08.1993 N 94, от 24.09.1993 N 110, от 26.10.1993 N 116, от 08.12.1993 N 144, от 04.04.1994 N 40, от 01.08.1994 N 102, от 13.02.1997 N 14).
     
     После установления в 1993 году предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории иностранных государств не пересматривались, за исключением предельных норм возмещения указанных расходов при краткосрочных командировках на территории стран СНГ и Прибалтики (письмо Минфина России от 13.02.1997 N 14) и Германии (письмо Минфина России от 04.04.1994 N 40).
     
     При рассмотрении вопроса об отнесении расходов, связанных с длительным пребыванием работников организации в заграничных командировках в представительствах этой организации, необходимо уточнить, какие функции выполняет представительство организации, имеется ли постоянный штат в этих представительствах и каким образом он комплектуется, на каких условиях командируются работники организации, какова продолжительность нахождения работников за границей, а также с какой целью командирован работник (например, с целью обслуживания экспортируемой из России техники (автомобилей) или с иными целями), так как от этой информации в соответствии с п. 1 приложения к постановлению Госкомтруда СССР от 25.12.1974 N 365 "Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей" (Правила об условиях труда советских работников за границей) зависят условия труда и оплаты командированных.
     
     Так, например, в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в предела государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261).
     
     Постановлением Правительства РФ от 20.08.1997 N 1055 работникам предприятий и учреждений федерального железнодорожного транспорта с разъездным характером труда с 1 сентября 1997 года установлены размеры и условия выплаты иностранной валюты взамен суточных при исполнении ими служебных обязанностей в период пребывания на территориях иностранных государств.
     
     Выплата иностранной валюты взамен суточных производится за счет средств предприятий и учреждений федерального железнодорожного транспорта и относится к затратам, включаемым в себестоимость продукции (работ, услуг).