Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Налоговый учет командировочных расходов в торговых организациях


Налоговый учет командировочных расходов в торговых организациях*

     _____
     * Окончание. Начало см. «Налоговый вестник». 2000, № 2. С. 172.

     

М.Л. Солодухина,
начальник методологического отдела
аудиторской фирмы "Аудит-Премьер"

Налоговый учет затрат на командировки

     
     Для целей бухгалтерского учета расходы на командировки, подтвержденные правильно оформленными первичными учетными и организационно-распорядительными документами, включаются в полном объеме в издержки обращения торговой организации.
     
     Для целей налогообложения производится корректировка фактически произведенных командировочных расходов на сумму их превышения над нормами, установленными законодательством.
     
     Включение в издержки обращения затрат по нормам (не в полном объеме) с отнесением сверхнормативных затрат за счет прибыли, остающейся в организации после уплаты налогов, занижает налоговую базу по налогу на имущество, а также может привести к ошибкам при определении реализации товаров по ценам не выше фактической себестоимости.
     
     Нормы возмещения командировочных расходов в пределах Российской Федерации установлены письмом Минфина России от 27.05.1996 N 48 (действовало до 1 сентября 1999 года) и приказом Минфина России от 13.08.1999 N 57н (действует с 1 сентября 1999 года).
     
     Нормы возмещения расходов работникам, находящимся в зарубежных командировках, установлены письмами Минфина России от 26.04.1993 N 52, от 27.05.1993 N 64, от 28.06.1993 N 80, от 24.09.1993 N 110, от 29.03.1996 N 34, от 04.04.1994 N 40, от 13.02.1997 N 14, приказом Минфина России от 23.10.1997 N 75н и постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261 (в ред. постановления Правительства РФ от 21.03.1998 N 325 - действует с 15.04.1998).
     
     Величина прибыли увеличивается на полученную расчетным путем сумму сверхнормативных расходов на командировки и показывается в стр. 4.1 "д" Справки о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 Расчета налога от фактической прибыли (далее - Справка).
     
     Согласно п. 2.18 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утвержденных Комитетом РФ по торговле от 20.04.1995 N 1-550/32-2, все расходы торговой организации, включаемые в издержки обращения (кроме транспортных расходов и расходов по оплате процентов за кредиты банков), в конце каждого месяца полностью относятся на счет 46 "Реализация продукции (работ, услуг)".
     
     Торговые организации, определяющие для целей налогообложения выручку "по оплате", должны распределять издержки обращения на оплаченные и неоплаченные товары.
     

     Исходя из этого, с точки зрения автора, прибыль для целей налогообложения должна увеличиваться на сверхнормативные расходы на командировки, включаемые в издержки обращения, относящиеся только к оплаченным товарам.
     
     Для определения сверхнормативных расходов на командировки, приходящихся на оплаченные товары, в организациях необходимо организовать налоговый учет затрат на командировки, который состоит в проведении налоговых расчетов, составлении внутренней и внешней налоговой отчетности. Проводить его рекомендуется в несколько этапов.
     

     I этап. Заполнение Налоговых карточек по расчету сверхнормативных затрат на командировки N С/КОМ за 1999 год

     
     Налоговые карточки представляют собой вспомогательный инструмент контроля за наличием и правильностью оформления всех документов для включения командировочных расходов в издержки обращения, а также для формирования данных, необходимых при сборе информации для исчисления подоходного налога, налога на добавленную стоимость, взносов во внебюджетные фонды.
     
     1 шаг. Заполнение Налоговых карточек на каждого командированного сотрудника Общества проводится в соответствии с правилами, установленными в Инструкции о порядке ведения Налоговых карточек сверхнормативных затрат и составления внутренней налоговой отчетности, разработанной в Обществе.
     
     Налоговая карточка заполняется отдельно на каждого работника, направляемого в командировку как внутри страны, так и на территории зарубежных стран, включая страны СНГ.
     
     В ней отражаются сведения о командированном работнике, о размере выплачиваемых командировочных расходов по каждой командировке по месяцам нарастающим итогом с начала отчетного календарного года; сведения, содержащиеся в организационно-распорядительных и первичных документах; производится расчет сверхнормативных расходов на командировки в целях исчисления налога на прибыль.
     
     В Налоговой карточке:
     
     - фиксируется наличие приказов, протоколов, командировочных удостоверений и других организационно-распорядительных документов, подтверждающих возможность выплаты командировочных расходов по нормам и сверх норм, при наличии документов и без документов, факт пребывания работника в командировке, сроки командировок для правильного исчисления суточных и расходов по найму жилого помещения;
     
     - уточняется, по какому месту работы направлен работник в командировку; указывается организация, производящая оплату командировочных расходов (в случае направления работника в командировку по основной или по совмещаемой работе расходы по командировке оплачивает командируемая сторона, которая при полном соблюдении всех правил бухгалтерского учета включает эти расходы в себестоимость продукции и производит налоговые расчеты, а в случае направления работника в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними, отнесение этих расходов на себестоимость продукции производится обеими организациями исходя из условий соглашения);
     
     - указываются сроки сдачи авансового отчета, делается отметка при превышении этого срока для выявления расходов работника, которые, в случае нарушения сроков сдачи отчетности, включаются в его совокупный доход (предельный срок представления отчета по внутренним командировкам - 3 дня), здесь же проверяются наличие отчетов по предыдущим авансам и погашение суммы ранее выданных авансов; в случае отсутствия отчетов и наличия непогашенных сумм ранее выданных авансов эти суммы также включаются в совокупный доход работника; если авансовый отчет будет сдан позже установленного срока, когда подоходный налог уже был удержан с суммы выданного аванса, следует сделать перерасчет и возвратить работнику сумму удержанного налога;
     
     - отражается наличие производственного отчета о проделанной в командировке работе для подтверждения ее соответствия целям, определенным в командировочном удостоверении, и возможности включения затрат по данной командировке в себестоимость продукции (работ, услуг).
     
     2 шаг. Проведение Предварительного налогового расчета сверхнормативных затрат на командировки как внутри страны, так и за рубеж по данным первичных документов, приложенных к авансовому отчету работника. Предварительный налоговый расчет осуществляется для выявления сверхнормативных командировочных расходов и командировочных расходов, не подтвержденных документально (по видам расходов), по каждому авансовому отчету. Данные Предварительного налогового расчета используются для других налоговых расчетов (при определении совокупного дохода работника в части сверхнормативных затрат и затрат, не подтвержденных документально).
     
     Ответственный за ведение Налоговой карточки проверяет наличие первичных документов; следит за правильностью их заполнения; осуществляет арифметические подсчеты и проверку расчетов сумм, подлежащих возмещению работнику за наем жилого помещения, суточных и других расходов; контролирует правильность выделения сумм НДС (для внутренних командировок) по расчетной ставке 16,67 % от суммы расходов по оплате проезда, найма жилого помещения, пользования постельными принадлежностями; суммы командировочных расходов, отнесенных на себестоимость продукции без учета НДС; суммы НДС, относимые на расчеты с бюджетом (определяемые по расчетной ставке от расходов, относимых на себестоимость продукции в пределах норм, установленных законодательством); правильность отражения командировочных и других расходов на счетах бухгалтерского учета.
     
     Проверенные данные первичных документов и бухгалтерских расчетов переносятся в Предварительный налоговый расчет, где выделяются суммы командировочных расходов, относимых на себестоимость продукции без учета НДС в пределах установленных норм, и сверхнормативные расходы, подтвержденные первичными документами и без документального подтверждения отдельно по каждому виду расходов. В случае оплаты этих расходов по предъявленным документам сверх расходов по найму жилого помещения и суточных они рассматриваются как сверхнормативные расходы и включаются в совокупный доход работника.
     
     Расчет сверхнормативных расходов на командировки по каждому сотруднику:
     

     Кузнецов Ю.М.

     
     а) служебная командировка в г. Волгоград сроком на 25 дней с 15.01.1999 по 08.02.1999.
     
     Фактически произведенные расходы на командировку составили:
     
     суточные - 72 руб. х 25 дн. = 1800 руб.;
     
     найм жилого помещения (без НДС) - 6012 руб. (в том числе НДС) - 1002 руб. = 5010 руб.
     
     Итого фактических расходов - 1800 руб. + + 5010 руб. = 6810 руб.
     
     Расходы в пределах норм:
     
     суточные - 22 руб. х 25 дн. = 550 руб.;
     
     найм жилого помещения - 145 руб. х 23 дн. = 3335 руб.
     
     Итого расходов в пределах норм - 550 руб. +  3335 руб. = 3885 руб.
     
     Сверхнормативные расходы:
     
     6810 руб. - 3885 руб. = 2925 руб.;
     
     б) зарубежная командировка в Германию сроком на 13 дней с 13.03.1999 по 25.03.1999.
     
     Фактически произведенные расходы составили:
     
     курс рубля по отношению к 1 DM на 25.03.1999 (день представления авансового отчета) - 13,51 руб.;
     
     cуточные
     
     в DM - 150 DM х 12 дн. = 1800 DM,
     
     в руб. - 1800 DМ х 13,51 руб. = 24 318 руб.;
     
     суточные в рублях - 72 руб.;
     
     найм жилого помещения
     
     в DМ - 3200 DM,
     
     в руб. - 3200 DМ х 13,51 руб. = 43 232 руб.
     
     Итого фактических расходов
     
     в DM -1800 DM + 3200 DM = 5000 DM,
     
     в руб. - 5000 DM х 13,51 руб. + 72 руб. = 67 622 руб.
     
     Расходы в пределах норм:
     
     суточные
     
     в DM - 112 DM х 12 дн. = 1344 DM,
     
     в руб. - 1344 DM х 13,51 руб. + 22 руб. = 18 179,44 руб.;
     
     стоимость одноместного номера в гостинице среднего разряда
     
     в DM - 260 DM х 12 дн. = 3120 DM,
     
     в руб. - 3120 DM х 13,51 руб. = 42 151,20 руб.
     
     Итого расходов в пределах норм
     
     в DM - 1344 DM + 3120 DM = 4464 DM,
     
     в руб. - 18 179,44 руб. + 42 151,20 руб. = 60 330,64 руб.
     
     Сверхнормативные расходы:
     
     в DM - 5000 DM - 4464 DM = 536 DM,
     
     в руб. - 67 622 руб. - 60 330,64 руб. = 7291,36 руб.
     

     Максимов В.А.

     
     а) служебная командировка в г. Омск сроком на 12 дней с 03.01.1999 по 14.01.1999.
     
     Фактически произведенные расходы составили:
     
     суточные - 62 руб. х 12 дн. = 744 руб.;
     
     найм жилого помещения (без НДС) - 2400 руб. (в том числе НДС) - 400 руб. = 2000 руб.
     
     Итого фактических расходов - 744 руб. +  2000 руб. = 2744 руб.
     
     Расходы в пределах норм:
     
     суточные - 22 руб. х 12 дн. = 264 руб.;
     
     найм жилого помещения - 145 руб. х 8 дн. =  1160 руб.
     
     Итого расходов в пределах норм - 264 руб. +  1160 руб. = 1424 руб.
     
     Сверхнормативные расходы:
     
     2744 руб. - 1424 руб. = 1320 руб.;
     
     б) служебная командировка в г. Омск сроком на 16 дней с 04.03.1999 по 19.03.1999.
     
     Фактически произведенные расходы составили:
     
     суточные - 62 руб. х 16 дн. = 992 руб.;
     
     найм жилого помещения (без НДС) - 2400 руб. (в том числе НДС) - 400 руб. = 2000 руб.
     
     Итого фактических расходов - 992 руб. +  2000 руб. = 2992 руб.
     
     Расходы в пределах норм:
     
     суточные - 22 руб. х 16 дн. = 352 руб.;
     
     найм жилого помещения - 145 руб. х 12 дн. = 1740 руб.
     
     Итого расходов в пределах норм - 352 руб. + 1740 руб. = 2092 руб.
     
     Сверхнормативные расходы:
     
     2992 руб. - 2092 руб. = 900 руб.
     

     Андреев Ю.А.

     
     а) служебная командировка в г. Омск сроком на 6 дней с 25.01.1999 по 30.01.1999.
     
     Фактически произведенные расходы составили:
     
     суточные - 52 руб. х 6 дн. = 312 руб.;
     
     найм жилого помещения (без НДС) - 500 руб. (в том числе НДС) - 83 руб. = 417 руб.
     
     Итого фактических расходов - 312 руб. + + 417 руб. = 729 руб.
     
     Расходы в пределах норм:
     
     суточные - 22 руб. х 6 дн. = 132 руб.;
     
     найм жилого помещения - 145 руб. х 2 дн. =  290 руб.
     
     Итого расходов в пределах норм - 132 руб. +  290 руб. = 422 руб.
     
     Сверхнормативные расходы:
     
     729 руб. - 422 руб. = 307 руб.;
     
     б) служебная командировка в г. Омск сроком на 11 дней с 19.06.1999 по 29.06.1999.
     
     Фактически произведенные расходы составили:
     
     суточные - 52 руб. х 11 дн. = 572 руб.;
     
     найм жилого помещения (без НДС) - 1800 руб. (в том числе НДС) - 300 руб. = 1500 руб.
     
     Итого фактических расходов - 572 руб. + + 1500 руб. = 2072 руб.
     
     Расходы в пределах норм:
     
     суточные - 22 руб. х 11 дн. = 242 руб.;
     
     найм жилого помещения - 145 руб. х 7 дн. = 1015 руб.
     
     Итого расходов в пределах норм - 242 руб. + + 1015 руб. = 1257 руб.
     
     Сверхнормативные расходы:
     
     2072 руб. - 1257 руб. = 815 руб.
     
     Приведенные выше расчеты сверхнормативных затрат на командировки могут быть представлены в табличном варианте на примере Кузнецова Ю.М.
     

Таблица 1

Предварительный налоговый расчет сверхнормативных командировочных расходов внутри страны Кузнецова Ю.М. по авансовому счету № 65 от 10.02.1999

     

Вид расходов

Фактически произведенные расходы (руб.)

Расходы, возмещаемые в пределах норм (руб.)

Сверхнормативные расходы (руб.)

  
 

по документам

без документов


 


 

Суточные

1800,00

х

550,00

1250,00

Найм жилого помещения (включая НДС)

6012,00

-

х

х

НДС со стоимости жилого помещения

1002,00

х

667,00

335,00

Найм жилого помещения (без НДС)

5010,00

х

3335,00

1675,00

Итого нормируемых расходов (без НДС)

6810,00

х

3885,00

2925,00


Таблица 2


Предварительный налоговый расчет сверхнормативных командировочных расходов на загранкомандировку Кузнецова Ю.М. по авансовому отчету № 90 от 25.03.1999

(Курс рубля по отношению к 1 DM на дату представления авансового отчета  - 13,51 руб. )

Вид расходов

Фактически произведенные расходы

Расходы, возмещаемые в пределах норм

Сверхнормативные расходы


 

DM

руб.

DM

руб.

DM

руб.

Суточные

1800,00

24 318,00

1344,00

18157,44

456,00

6160,56

  
 


 

72,00


 

22,00


 

50,00

Найм жилого помещения

3200,00

43 232,00

3120,00

43151,20

80,00

1080,80

Итого нормируемых расходов

5000,00

67 622,00

4464,00

60 330,64

536,00

7291,36

          

     Данные из Предварительных налоговых расчетов сверхнормативных затрат на командировки переносятся в открываемые на каждый месяц Налоговые ведомости сверхнормативных затрат на командировки.
     

     II этап. Составление внутренней налоговой отчетности по сверхнормативным затратам на командировки

     
     1 шаг. Заполнение Налоговых ведомостей сверхнормативных затрат на командировки за каждый месяц по всем командированным сотрудникам.
     

Таблица 3

     
     ООО "Торгбизнес"     
     (наименование организации)
     

Налоговая ведомость
сверхнормативных затрат на коmандировки
за январь 1999 года

Фамилия, имя и отчество сотрудника

Сверхнормативные расходы, руб.

Максимов Виктор Александрович

1320,00

Андреев Юрий Алексеевич

307,00

Итого за январь 1999 г.

1627,00


     

Таблица 4


     ООО "Торгбизнес"     
     (наименование организации)
     

Налоговая ведомость
сверхнормативных затрат на коmандировки
за февраль 1999 года

     

Фамилия, имя и отчество сотрудника

Сверхнормативные расходы, руб.

Кузнецов Юрий Михайлович

2925,00

Итого за февраль 1999 г.

2925,00

     

Таблица 5

     

ООО "Торгбизнес"
(наименование организации)

     

Налоговая ведомость
сверхнормативных затрат на коmандировки
за март 1999 года

     

Фамилия, имя и отчество сотрудника

Сверхнормативные расходы

Кузнецов Юрий Михайлович

7291,36

Максимов Виктор Александрович

900,00

Итого за март 1999 г.

8191,36

          

Таблица 6

     

ООО "Торгбизнес"
(наименование организации)

     

Налоговая ведомость
сверхнормативных затрат на коmандировки
за июнь 1999 года

     

Фамилия, имя и отчество сотрудника

Сверхнормативные расходы

Андреев Юрий Алексеевич

815,00

Итого за июнь 1999 г.

815,00

     
     Итоговые данные из Налоговых ведомостей переносятся в Налоговый расчет по распределению сверхнормативных затрат на командировки для определения суммы таких затрат, приходящейся на оплаченные товары.
     
     2 шаг. Проведение Налоговых расчетов по распределению сверхнормативных командировочных расходов на оплаченные и неоплаченные товары.


Таблица 7


Пример проведения Налогового расчета сверхнормативных затрат на командировки, приходящихся на себестоимость оплаченных и неоплаченных товаров за 1-е полугодие 1999 года

     

№ п/п

Показатели

Сумма (руб.) за 1-е полугодие 1999 года


 


 

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

1

Остаток реализованных, но неоплаченных товаров

3 000 000

6 200 000

3 400 000

6 900 000

3 300 000

6 900 000

5 400 000

2

Реализовано товаров в отчетном месяце

6 200 000

7 000 000

6 500 000

4 400 000

1030 000

9100 000

х

3

Сумма остатка реализованных и неоплаченных товаров и товаров, реализованных в отчетном месяце (стр. 1 + стр. 2)

9 200 000

13 200000

9 900 000

11300000

13 600 000

16 000 000

х

4

Поступила оплата за остаток реализованных товаров

3 000 000

4 800 000

-

5 700 000

-

4 000 000

х

5

Поступила оплата за реализованные в отчетном месяце товары


 

5 000 000

3 000 000

2 300 000

6700000

6 600 000

х

6

Сумма оплаты за остаток реализованных товаров и товаров, реализованных в отчетном месяце (стр. 4 + стр. 5)

3 000 000

9 800 000

3 000 000

8 000 000

6 700 000

10600000

х

7

Удельный вес оплаченных товаров в общем объеме реализованных товаров (стр. 6 : стр. 3 х 100 %)

33%

74%

30%

71%

49%

66%

х

8

Сверхнормативные затраты на командировки, приходящиеся на остаток реализованных, но неоплаченных товаров (стр. 10 - стр. 11)


 

1090

1044

6464

1875

956

602

9

Сверхнормативные затраты на командировки, приходящиеся на реализованные в отчетном месяце товары (из табл. 3, 4, 5, 6)

1627

2925

8191


 


 

815

х

10

Сумма сверхнормативных затрат на командировки, приходящаяся на остаток реализованных, но неоплаченных товаров и на реализованные в отчетном месяце товары (стр. 8 + стр. 9)

1627

4015

9235

6464

1875

1771

х

11

Сверхнормативные затраты на командировки, приходящиеся на реализованные и оплаченные товары (стр. 10 х стр. 7)

537

2971

2771

4589