Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Сроки проведения инвентаризаций имущества и финансовых обязательств


Сроки проведения инвентаризаций имущества и финансовых обязательств

Т.Л. Войтова
     

    Необходимость регулярной инвентаризации имущества и обязательств организации предусмотрена ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.


     Порядок проведения инвентаризаций активов организации регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 N 49 (далее по тексту - Методические указания), где подробно приведена по-следовательность действий инвентаризационных комиссий, но отсутствуют указания по срокам их проведения. Единственное положение, которое в какой-то степени определяет сроки проведения инвентаризаций, изложено в п. 1.5:


     “...проведение инвентаризации обязательно ...перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере, и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков...”.


     Тем не менее, определение сроков проведения инвентаризаций имеет весьма существенное значение хотя бы потому, что они должны быть отражены в учетной политике организации.


     С изданием Методических указаниях не применяется на территории Российской Федерации письмо Минфина СССР от 30.12.82 N 179 “Об Основных положениях по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов” (далее по тексту - Основные положения), второй раздел которых был полностью посвящен срокам проведения инвентаризации. По нашему мнению, положения данного раздела не потеряли актуальности и в настоящее время, хотя и могут рассматриваться только как рекомендации.


     В Основных положениях содержатся рекомендации по проведению инвентаризации различных видов активов в следующие сроки:


     основных средств - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 ноября отчетного года. Допускалось (с разрешения соответствующего министерства или ведомства) проведение инвентаризации зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств один раз в два - три года. Требования Методических указаниях (и п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации) менее строги в отношении сроков проведения инвентаризации объектов основных средств. Тем не менее, мы не видим оснований проводить такую инвентаризацию реже одного раза в год. В настоящее время это обусловлено необходимостью уточнения восстановительной (или балансовой) стоимости соответствующих объектов и проведения переоценки. Напомним, что в соответствии с ПБУ 6/97 начиная с 1998 года право проведения переоценки принадлежит руководителю организации. Переоценка может быть проведена только один раз в год по состоянию на конец отчетного года. С учетом этих обстоятельств проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября представляется наиболее удобным: у комиссии достаточно времени для обработки результатов инвентаризации и подготовки материалов для проведения переоценки;


     капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года. Уместно напомнить, что основной целью любой инвентаризации является проверка соответствия фактических данных о наличии и состоянии имущества данным бухгалтерского учета. Для целей бухгалтерской и статистической отчетности объем капитальных вложений уточняется по результатам их осуществления в декабре месяце. Практическое значение проведения инвентаризации капитальных вложений в эти сроки заключается в том, что за время, оставшееся до конца года, можно выработать управленческие решения о судьбе этих вложений. Чаще всего речь идет об оформлении ввода в эксплуатацию законченных строительством или приобретенных объектов основных средств с тем, чтобы обеспечить начисление амортизации с 1 января следующего года;


     незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация проводится в эти сроки для целей бухгалтерской отчетности. Максимально допустимый срок до конца отчетного года обусловлен тем, что в организациях с большой номенклатурой производимой продукции и сложным технологическим циклом проведение инвентаризации отнимает много сил и времени. Кроме того, инвентаризация незавершенного производства может проводиться дополнительно и в другие сроки, устанавливаемые отраслевыми инструкциями или решением руководителя организации. Считается целесообразным проведение инвентаризации этого вида активов не реже одного раза в квартал;


     незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год. В данном случае, как видим, сроки не определены. Однако из экономического содержания указанных активов явствует, что речь идет об уточнении остатка ремонтного фонда или резерва на проведение ремонтов (соответствующий субсчет счета 89 “Резервы предстоящих расходов и платежей”), и остатка, числящегося на счете 31 “Расходы будущих периодов”. Так как такое уточнение должно проводиться по состоянию на 31 декабря (с целью присоединения к валовой прибыли остатка неиспользованного или не подтвержденного расчетами резерва), то инвентаризацию целесообразно осуществлять по состоянию на эту дату. Хотя более удобным представляется проведение инвентаризации по состоянию на 1 декабря - объемы расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить;


     молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и семей пчел, а также подопытных животных - не менее одного раза в квартал. Здесь частота проведения инвентаризаций обусловлена большим движением животных (рождением, переводом в другие возрастные группы и падежом). По некоторым группам животных (например, по свинопоголовью, где перевод в возрастные группы осуществляется через два месяца) целесообразно и более частое проведение инвентаризаций;


     готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. При небольшой номенклатуре готовой продукции рационально срок инвентаризации приблизить к концу отчетного года. Но следует учитывать, что помимо проверки наличия и состояния готовой продукции такая инвентаризация позволит уточнить финансовое состояние организации и своевременно сформулировать управленческие решения по его улучшению (например, по уценке продукции, которая долгое время не находит спроса);


     товаров на складах и базах промышленных товаров - не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров - не реже двух раз в год. Последнее требование обусловлено в настоящее время тем, что продовольственные товары, как правило, имеют ограниченные сроки хранения;


     товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли - не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах - не реже одного раза в год. Проведение инвентаризации товаров в магазинах розничной торговли вдвое чаще, чем на складах, обусловлено их большим движением. Что касается книжной продукции, то здесь более частые инвентаризации существенно ограничиваются номенклатурой продукции;


     малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год. В настоящее время в состав малоценных и быстроизнашивающихся предметов могут быть отнесены средства вычислительной техники (компьютеры и периферия), оргтехники, а также имущество, ранее относимое к числу оборудования, не требующего монтажа (например, мебель). Инвентаризация проводится по местам хранения и материально-ответственным лицам. В данном случае может возникнуть проблема с проверкой наличия и состояния специальной одежды, специальной обуви, выданной в пользование работникам организации. По нашему мнению, проверка фактического наличия данного вида малоценных и быстроизнашивающихся предметов является излишней - достаточно уточнить совместно с материально ответственными лицами по карточкам учета состав выданного имущества и сроки, оставшиеся до конца использования предметов. Это связано с тем, что за выданную спецодежду и спец-обувь работник несет полную материальную ответственность (в сумме недоамортизированной части стоимости, если законодательством не предусмотрено применение повышающих коэффициентов);


     нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц. В данном случае для того, чтобы убедиться в правильности рекомендаций, достаточно вспомнить методику проведения инвентаризации нефти и нефтепродуктов, которая допускает достаточно большие неточности. На автозаправочных станциях проведение фактической проверки наличия нефтепродуктов является формальным, так как реально остатки снимаются материально ответственными лицами не реже двух раз в сутки - в пересменок. Но существенное значение приобретает проверка правильности оформления приходных и расходных документов и их сверка с данными бухгалтерского учета;


     драгоценных металлов и алмазов - не менее двух раз в год. Пунктом 1.3. Методических указаниях установлено, что инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной приказом Минфина России от 04.08.92 N 67, и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Минфине России, утвержденной приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Минфине России от 13.04.92 N 326. Пунктом 6.1 упомянутой Инструкции уточнено, что инвентаризация должна проводиться по состоянию на 1 июля и на 1 января года, следующего за отчетным;


     библиотечных фондов - в порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами. Сроки, указанные в Методических указаниях, ужесточены по сравнению с периодом плановой экономики - тогда библиотеки инвентаризовались по отдельным указаниям соответствующих министерств (по большинству библиотек - Министерства культуры СССР). При этом период между двумя инвентаризациями иногда превышал и десять лет. Теперь библиотечные фонды должны проверяться не реже одного раза в пять лет;


     сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. Данный вид активов организации представлен наибольшей номенклатурой и движением имущества. Инвентаризация материально-производственных запасов является наиболее трудоемкой, поэтому и проводится в сроки, обеспечивающие выполнение требований Методических указаний к проведению инвентаризации в интересах бухгалтерской отчетности;


     денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц. Пунктом 3.39 Методических указаний установлено, что инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40 и сообщенным письмом ЦБ РФ от 04.10.93 N 18. Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичности проведения таких инвентаризаций. Однако, учитывая высокую мобильность данного вида активов, а также значимость их сохранности для финансового состояния организации, следует заключить, что рекомендуемые сроки являются оптимальными. Причем, напомним, что инвентаризация кассы должна начинаться внезапно;


     расчетов с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) - по мере получения выписок из банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца. Этот вид проверки назвать инвентаризацией можно с большой натяжкой - она проводится работниками бухгалтерии каждый раз по получении банковских выписок;


     расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал. Проведение инвентаризации в эти сроки обусловлено хотя бы тем фактом, что налоговые декларации составляются по меньшей мере не реже. То же можно отнести и к расчетам с государственными внебюджетными фондами, расчетные ведомости в которые также представляются ежеквартально;


     расчетов объединений, предприятий и организаций с их производственными единицами, производствами и хозяйствами, выделенными на отдельные балансы, и с вышестоящими организациями - на первое число каждого месяца. Здесь, по существу, проверяется расшифровка сальдо по счету 79 “Внутрихозяйственные расчеты”. В сводной бухгалтерской отчетности остатка по этому счету быть не должно. Для обеспечения этого достаточно проведение инвентаризации ежеквартально. Однако затраты структурных подразделений, как правило, влияют на уровень себестоимости продукции (работ, услуг) как этих подразделений, так и головной организации. Так как себестоимость формируется ежемесячно, то и инвентаризация должна проводиться не реже;


     расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год. Так как инвентаризация данного вида активов связана с большими затратами времени (в том числе и на перемещение в организации-дебиторы (кредиторы)), то целесообразно начинать ее не позднее 1 ноября с обязательным уточнением данных (для отчетности) по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.


     Среди перечисленных видов имущества, подлежащего инвентаризации, отсутствуют нематериальные активы и финансовые вложения. Это объясняется тем, что на момент издания Основных положений эти виды имущества в учете и отчетности не выделялись. Учитывая то, что и объекты нематериальных активов, и финансовые вложения носят характер долгосрочных финансовых вложений (то есть отличаются невысокой мобильностью), то в отношении сроков проведения их инвентаризаций уместно все, что касается основных средств. Краткосрочные финансовые вложения, относящиеся к оборотным активам, по нашему мнению, должны проверяться одновременно с материально-производственными запасами, то есть не реже одного раза в год и не ранее 1 октября.


     Приказом Минфина России и МНС России от 10.03.99 N 20н, ГБ-3-04/39 утверждено Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщика при налоговой проверке. Обращаем внимание, что данное Положение регулирует правила проведения инвентаризации только в период налоговых проверок. Следовательно, к теме статьи, вынесенной в заголовок, отношения не имеет.