Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Документооборот как элемент учетной политики


Документооборот как элемент учетной политики

     

И.Д. Юцковская,
старший эксперт ООО “ФБК”

     
     Бухгалтерский учет представляет со     бой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
     
     Порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета и, как следствие, исчисление налогооблагаемой базы во многом определяется содержанием первичных документов, в которых фиксируется факт их совершения.
     
     На сегодняшний день к оформлению первичных документов и регистров бухгалтерского учета предъявляются достаточно четкие требования.
     
     В частности, ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” предусматривает, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
     
     Учетная политика предприятия - это выбранная им совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности (см. Положение по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия”, утвержденное приказом Минфина России от 28.07.94).
     
     К способам ведения бухгалтерского учета относятся методы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, приемы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы учетных регистров, обработки информации и иные соответствующие способы, методы и приемы.
     
     Более подробно разделы учетной политики рассматриваются в Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, новая редакция которого вступает в силу с 1 января 1999 года и предусматривает правила документооборота и технологию обработки учетной информации как необходимый элемент учетной политики.
     
     Имеет смысл сравнить требования к формированию учетной политики в обеих редакциях Положения.     
     

Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 26.12.94 N 170

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н

Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета: самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования; определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, а также технологию обработки учетной информации; разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля; формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам

Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или иным письменным распоряжением руководителя организации. При этом утверждаются: рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета; формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; методы оценки отдельных видов имущества и обязательств; порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств; правила документооборота и технология обработки учетной информации; порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета

     

     Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.
     
     Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
     
     Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, методами оценки отдельных видов имущества и обязательств, порядком проведения инвентаризации и контроля за хозяйственными операциями являются обязательными элементами учетной политики предприятия.
     
     Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
     
     Следует обратить особое внимание на ужесточение требований к оформлению первичных документов с 1 января 1999 года.
     
     Они изложены в Порядке поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном совместным постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29.05.98 N 57а.
     
     Указанным постановлением предусмотрено, что внедрение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации как элемент учетной политики производится с начала финансового года.
     
     С 1 января 1999 года первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 годах по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, по следующим разделам учета:
     
     - по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
     

     - по учету труда и его оплаты;
     
     - по учету материалов, МБП, основных средств и нематериальных активов;
     
     - по учету работ в капитальном строительстве и в автомобильном транспорте;
     
     - по учету работы строительных машин и механизмов;
     
     - по учету результатов инвентаризации;
     
     - по учету кассовых и торговых операций.
     
     Маловероятна, однако не исключена возможность разногласий с контролирующими органами о правомерности принятия или непринятия к учету хозяйственных операций, оформленных с нарушениями упомянутого выше постановления Правительства РФ.
     
     Во избежание подобных разногласий следует уже на этапе формирования учетной политики на 1999 год проанализировать существующий документооборот и применяемые формы первичных документов и учетных регистров с целью приведения их в соответствие с требованиями законодательства.
     
     Следует обратить внимание на то, что последовательная унификация применяемых форм первичных документов - это одна из составляющих процесса реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с требованиями международных стандартов финансовой отчетности (см. постановление Правительства РФ от 06.03.98 N 283 “Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности”).
     
     Необходимость адекватной трансформации бухгалтерского учета и документооборота как элемента системы учета вызвана прежде всего изменением системы общественных отношений, а также гражданско-правовой среды жизнедеятельности всех хозяйствующих субъектов.
     
     Так, система бухгалтерского учета, существовавшая в условиях планируемой экономики, была обусловлена общественным характером собственности и потребностями государственного управления экономикой. Главным потребителем информации, формирующейся в системе бухгалтерского учета, выступало государство в лице отраслевых министерств и ведомств и планирующих, статистических и финансовых органов. Действовавшая система государственного финансового контроля решала задачи выявления отклонений от предписанных моделей хозяйственного поведения организаций.
     
     Именно в целях изменения такого положения дел разработана Программа реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности.
     

     В целях обеспечения поставленных задач в Программе предлагается, в частности, “пересмотреть первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и иные документы, относящиеся к унифицированным системам бухгалтерской учетной и отчетной документации”.
     
     Примерный план работы предприятия по приведению в соответствие с требованиями законодательства существующих схем документооборота и применяемых форм первичных документов и учетных регистров.
     
     1. Подготовка, издание и доведение до персонала предприятия распоряжения руководителя о проведении мероприятий по внедрению единой системы документооборота.
     
     2. Ознакомление административно-управленческого персонала предприятия с требованиями российского законодательства в сфере документального оформления хозяйственных операций.
     
     3. Составление (или анализ имеющейся) организационно-функциональной структуры предприятия.
     
     4. Установление функциональной и линейной подчиненности подразделений предприятия.
     
     5. Анализ существующих положений (регламентов) о подразделениях на предмет их соответствия фактическому положению дел, внесение изменений в положения или их разработка в случае отсутствия.
     
     6. Составление схем существующих информационных потоков и схем документооборота на предприятии.
     
     7. Анализ информационных потоков и схем документооборота на предмет выявления дублирующих потоков информации или недостающих информационных связей.
     
     8. Сбор, систематизация и анализ применяемых в настоящее время на предприятии форм первичных документов.
     
     9. Установление принадлежности (сопоставление) применяемых форм документов соответствующим разделам бухгалтерского (управленческого, финансового и налогового) учета.
     
     10. Сопоставление применяемых форм документов формам, предусмотренным нормативными документами.
     
     11. Внесение дополнительных (недостающих) реквизитов в применяемые формы или введение в делопроизводство недостающих форм документов.
     
     12. Составление, утверждение и доведение до персонала “Альбома унифицированных форм первичных документов” как элемента учетной политики, единого для всех филиалов и структурных подразделений предприятия и, в случае необходимости, инструкций по их применению.
     
     13. Составление и доведение до персонала графиков документооборота на основе унифицированных форм документов.
     

     14. Корректировка имеющихся на предприятиях (или разработка новых) должностных инструкций персонала, отвечающего за составление, обработку и контроль прохождения (принятия к учету) первичных документов.
     
     15. Организация и проведение ознакомительных семинаров для персонала филиалов и структурных подразделений предприятия.
     
     16. Контроль применения унифицированных форм документов и соблюдения графиков документооборота.
     
     17. Сбор и анализ информации о возможных нарушениях, искажениях и ошибках.
     
     18. Принятие соответствующих решений о внесении изменений (дополнений) в принятую схему документооборота, должностные инструкции персонала, прочую организационно-распорядительную документацию на предприятии.
     
     При организации движения первичных документов на предприятии можно воспользоваться:
     
     - Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.83 N 105;
     
     - решением от 27.06.96 “Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета”, которое увеличило обязательный минимальный срок хранения бухгалтерских документов до пяти лет;
     
     - Государственным стандартом “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” ГОСТ Р 6.30-97. Дата введения - 1 июля 1998 года.
     
     Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), которые фиксируют административные и организационные решения, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятия.