Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Формы организации бухгалтерского учета в торговых организациях (машиноориентированная форма)


Формы организации бухгалтерского учета в торговых организациях (машиноориентированная форма)

     
     А.А. Корпусов,
председатель Клуба бухгалтеров и аудиторов
торговли г. Москвы
     
     Рыночная экономика внесла определенные изменения в организационные формы бухгалтерского учета в торговых организациях. Система централизованного снабжения нарушилась. Возникла необходимость изыскивать новые источники товарных ресурсов, заключать большое количество договоров поставки товаров с различными поставщиками - от частных лиц до иностранных фирм. Увеличились объемы безналичных и наличных расчетов. В бухгалтерском учете осложнился учет расчетов с поставщиками.
     
          В связи с увеличением трудоемкости ведения бухгалтерского учета стали использоваться машиноориентированные формы бухгалтерского учета, которые потребовали определенных финансовых затрат и нашли применение в крупных торговых организациях (универсамах, супермаркетах, оптовых складах и т.п.). Так, в крупном универмаге применяются следующие принципы бухгалтерского учета:
     
     1. Бухгалтерский учет ведется централизованно в целом по универмагу с использованием персональных компьютеров (ПЭВМ), объединенных в сеть. Централизованная бухгалтерия (ЦБ) возглавляется главным бухгалтером и его заместителем и имеет следующие отделы: финансовый, учета товаров на складах, учета товаров в розничных секциях, учета и расчетов с персоналом по оплате труда, учета прочего имущества, инвентаризационный.
     
     2. Хозяйственный расчет осуществляется по товарным отделам и филиалам универмага. В товарные отделы входят несколько складов и розничных секций.
     
     3. Единая сеть ПЭВМ обеспечивает информацией руководителей универмага, коммерческую службу, централизованную бухгалтерию и другие подразделения.
     
     Вводимая в ПЭВМ информация, содержащаяся в первичных бухгалтерских документах, используется несколькими пользователями.
     
     Основным и наиболее ответственным участком бухгалтерского учета являются расчеты с поставщиками и учет товаров на складах. С 1 января 1996 года обязательным реквизитом, вводимым в ПЭВМ по учету расчетов с поставщиками, стал идентификационный номер, который проставляется во всех товарных документах и позволяет отслеживать продажу товаров, после чего производится оплата поставщику товаров.
     
     С помощью подсистемы “Учет товаров и расчетов с поставщиками” выполняются следующие задачи:
     

     1. Контроль за выполнением договоров на поставку товаров. Информация о заключенных договорах с поставщиками товаров вводится в компьютерную сеть коммерческой службой (товароведами). Реквизиты по расчетам заполняются в таблице - регистрационном журнале. В числе обязательных реквизитов - идентификационный номер.
     
     2. Складской (оперативный) и бухгалтерский натурально-стоимостной учет товаров и тары. Источник информации - первичные документы по поступлении и выбытии товаров и тары: товарно-транспортные накладные, фактуры, расходные накладные на отпуск товаров в торговые секции, акты переоценки товаров и списания товаров по причинам порчи, боя, лома и т.п. Информацию вводят материально ответственные лица. При получении товаров сверяются реквизиты в документах поставщиков с данными регистрационного журнала заключенных договоров. Составляемый реестр продажных (розничных) цен представляется на утверждение руководителю коммерческой службы. Утвержденные и зафиксированные в реестре продажные (розничные) цены указываются в расходных накладных на отпуск товаров в торговые секции. Товароведы контролируют соблюдение установленных цен в торговых секциях. Два раза в неделю автоматически составляются отчеты о движении товаров и тары по каждому складу на основании введенной с документов информации о поступлении и выбытии товаров и тары. Эта же информация служит одновременно основанием для складского (оперативного) натурального учета товаров и тары, а для ЦБ - натурально-стоимостного учета. По коду операции, вводимому материально ответственными лицами, автоматически делаются записи по счетам бухгалтерского учета, а по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” - записи в аналитические счета. Товарные отчеты вместе с первичными документами представляются в отдел учета товаров на складах, который контролирует правильность записей на счетах бухгалтерского учета, в необходимых случаях вносит изменения, дополнения и составляет сводные итоги за месяц. Сводная информация о движении товаров и тары по складам, содержащаяся в компьютерной сети, используется финансовым отделом для составления бухгалтерской отчетности.
     
     3. Учет товаров в торговых секциях. Информация о поступлении товаров в секции вводится в ПЭВМ при выписке расходных накладных на отпуск товаров со складов, а о выбытии товаров (реализации) - по оприходовании выручки в кассы (задача “Учет кассовых операций”). Отчеты о движении товаров в секциях составляются автоматически и в печатном виде сдаются 2 раза в неделю в отдел учета товаров в торговых секциях. Сводные итоги о движении товаров в торговых секциях с отражением на счетах бухгалтерского учета передаются в финансовый отдел.
     

     4. Учет расчетов с поставщиками. Расчеты с поставщиками производятся, как правило, после продажи товаров. Сбор информации о продаже товаров по каждому поставщику производит коммерческая служба путем визуального наблюдения (кроме двух секций, в которых ведется натурально-стоимостной учет). Полученная информация излагается в служебной записке, на которой за подписью заместителя директора универмага по коммерческой работе дается распоряжение об оплате поставщикам. Служебная записка передается по сетевой связи в отделы ЦБ: учета товаров на складах и финансовый. Первый проверяет служебную записку, при отсутствии возражений дает указания об оплате данной партии товаров и делает запись по дебету счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”. Второй производит оплату, а по получении выписки с расчетного счета делает отметку в аналитическом счете поставщика о произведенной оплате.
     
     5. Инвентаризация товаров на складах. По состоянию на начало инвентаризации печатаются товарные ярлыки с характеристикой остатков товаров, но без указания их количества. Фактические остатки в ярлыках проставляет инвентаризационная комиссия на основании проверки их наличия. С ярлыков информация вводится в ПЭВМ, которые автоматически выдают результаты инвентаризации - сличительную ведомость фактических остатков с книжными (учетными) и расхождения между ними (недостача или излишки). Фактические остатки остаются в памяти ПЭВМ как книжные (учетные) остатки на начало следующего отчетного периода.
     

(Продолжение следует)