Статьи

Учет расчетов с подотчетными лицами

Т.И. Павлова,
советник налоговой службы III ранга,
г. Воронеж

В процессе работы каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчетами с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы предприятия для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов (канцелярские, почтово-телеграфные), расходов по приобретению материалов и на другие административно-хозяйственные и операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40. Лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки обязаны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за совершенные расходы и представить его бухгалтеру. Документы, подтверждающие расходы в виде товарного чека со штампом “оплачено”, без чека ККМ приниматься к учету не должны.

В случае закупки товаров у физических лиц оправдательным документом может являться торгово-закупочный акт. Торгово-закупочный акт, являющийся первичным учетным документом, должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли-продажи, а также предусмотренные п. 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. Если акт не позволяет проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, суммы денежных средств, выданные работнику на закупку материальных ценностей, следует считать его личным доходом, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную хозяйственную операцию.

В случае использования подотчетным лицом частного транспорта для производственных нужд в акте должен быть указан номер машины, Ф.И.О. водителя, а также уплаченная сумма. В случае отсутствия указанных реквизитов потраченная сумма включается в налоговую карточку о совокупном годовом доходе работника, и с него берется подоходный налог.

О всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны ежеквартально сообщать налоговым органам по своему местонахождению. Причем, если имущество продавалось через посредника (поверенного), сведения сообщаются также о собственнике имущества.

В случае покупки подотчетным лицом товарно-материальных ценностей у граждан-предпринимателей предприятие с указанием сумм дохода и с указанием причины расхода, по которой предприятием не был удержан подоходный налог, обязано не реже одного раза в квартал представлять сведения по установленной форме налоговым органам.

Если предприятие через подотчетное лицо закупает у физических лиц сельскохозяйственную продукцию, выращенную в личном подсобном хозяйстве, суммы, выплаченные физическим лицам, подоходным налогом не облагаются при наличии справки органов местного самоуправления, выдаваемой по форме, приведенной в приложении № 1 к инструкции № 35, подтверждающей, что реализуемая продукция выращена в личном подсобном хозяйстве, на садовом или огородном участке, расположенном на территории Российской Федерации. В документах на выплату физическим лицам денежных сумм делается соответствующая запись с указанием номера и даты выдачи справки, а также наименование органа, выдавшего ее. При отсутствии такой справки бухгалтерия предприятия с сумм, выплаченных физическому лицу, должна исчислять подоходный налог в общеустановленном порядке.

В случае, если в авансовом отчете нет оправдательных документов, подотчетную сумму следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Печать 0