Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Транспортные расходы предприятия: учесть и списать

                    

Транспортные расходы предприятия: учесть и списать

           
           Т. А. Истомина,
советник налоговой службы I ранга, г. Екатеринбург
           

Если для служебных целей используется личный автомобиль

           
          В сфере малого бизнеса наиболее распространено использование личных легковых автомобилей для служебных поездок с выдачей денежных компенсаций.
           
          Методологические подходы к порядку назначения и выплаты компенсаций были заложены письмом Минфина России от 21.07.92 г. № 57, которое вышло на основании постановления Правительства РФ от 20.06.92 № 414.
           
          Этот порядок предусматривает включение компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах установленных норм. С тех пор размеры компенсаций несколько раз изменялись, но основные принципы остались неизменными. Они таковы:
           
          1. Компенсация выплачивается лишь в случаях, когда выполнение работником должностных обязанностей связано с постоянными служебными разъездами. Это могут быть руководители предприятия, работники отделов материально - технического снабжения, ремонтных служб, выезжающие по вызовам, рекламные агенты и некоторые др.
           
          2. Размер компенсации зависит от марки автомобиля. Для иномарки необходимо определить, к какому классу российских автомобилей она может быть приравнена по техническим параметрам.
           
          Основанием для этого является технический паспорт автомобиля, а основным техническим параметром  -  рабочий объем двигателя в куб. дм. Легковые автомобили подразделяются на четыре класса:
     
                     

Класс автомобиля

Рабочий объем двигателя, куб. дм

          Особо малый

до 1,2

          Малый

от 1,2 до 1,8

          Средний

от 1,8 до 3,5

          Большой

свыше 3,5

          
    
           3. Для получения компенсации работник должен представить личное заявление с приложением копии технического паспорта, заверенной в установленном порядке. Если работник распоряжается автомобилем по доверенности собственника, необходимо приложить копию доверенности.
           
          4. На основании перечисленных документов руководитель издает приказ, имеющий законную силу для бухгалтерии, с указанием размера компенсации. Размер компенсации может быть скорректирован в соответствии с интенсивностью использования автомобиля. Текст приказа может быть следующим:
           
          Назначить компенсацию работнику __________ за использование им личного легкового автомобиля в служебных целях в размере _____ в связи с тем, что его служебная деятельность связана с постоянными разъездами, и выплачивать компенсацию ежемесячно начиная с _______ 199__г."
           
          5. В сумме компенсации учитывается износ автомобиля, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.
           
          До издания постановления Правительства РФ от 01.07.95 г. № 661 "О внесении изменений и дополнений в Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли" затраты предприятия, превышающие установленные лимиты, нормы и нормативы, покрывались за счет источников собственных средств и в себестоимость не включались.
           
          Постановлением от 01.07.95 г. № 661 установлен несколько иной подход к трактовке понятия себестоимости продукции (работ, услуг). С 1 января 1995 года в себестоимость продукции включаются все затраты, понесенные предприятием в процессе производства и реализации продукции, независимо от того, в пределах норм или сверх норм они произведены. Для целей налогообложения произведенные предприятием затраты корректируются с учетом утвержденных в установленном порядке лимитов, норм и нормативов. В число затрат, включаемых в себестоимость по фактически произведенным расходам, независимо от утвержденных норм, входят компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок. То есть фактическая себестоимость включает с 1 января 1995 года фактические суммы выплачиваемых компенсаций. А для целей налогообложения компенсации, выплаченные сверх норм, должны увеличивать прибыль, подлежащую налогообложению.
           
          6. При использовании работником в служебных целях личного грузового автомобиля или микроавтобуса выплата компенсаций не предусмотрена.
           

          7. Компенсации за использование личных мотоциклов предусмотрены только для работников сельских и поселковых Советов.
           
          8. Размер компенсации не зависит от количества календарных дней в месяце и выплачивается один раз в месяц.
           
          9. Если личный автомобиль не используется для служебных целей (неисправен, работник находится в отпуске, в командировке, на больничном и т.п.), то выплата компенсации за этот период не производится.
           
          Бухгалтерский учет по компенсациям за использование личных автомобилей в служебных целях ведется на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по компенсациям за пользование личных автомобилей в служебный целях".
           
          Начисление компенсации отражается проводкой: Дт 20 (44, 25, 26...)  -  Кт 73.
           
          Выдача компенсации из кассы отражается проводкой: Дт 73  -  Кт 50.
           
          10. В соответствии с подпунктом "д" п. 8 инструкции Госналогслужбы России от 29.06.95 № 35 по применению Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц" компенсационные выплаты за использование личных автомобилей в служебных целях, превышающие установленные нормы, включаются в облагаемый подоходным налогом доход работника.
           
          Кроме того, введенный с 1 января 1996 года Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Пенсионные фонд РФ (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.02.96 г. № 158), предусматривает, что страховые взносы не начисляются только на суммы компенсаций, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством.
           
          Следовательно, с 1 января 1996 года на компенсационные выплаты за использование личных автомобилей в служебных целях, превышающие установленные нормы, начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ.
           

Если автомобиль принадлежит предприятию на праве собственности

           
          При покупке автомобиля предприятие обязано уплатить налог на приобретение автотранспортных средств. В соответствии с разделом IV инструкции Госналогслужбы РФ от 15.05.95 г. № 30 "О порядке исчисления и уплаты налогов, поступающих в дорожные фонды" (с последующими изменениями и дополнениями) плательщиком налога на приобретение автотранспортных средств является юридическое лицо, приобретающее автотранспортные средства любым из перечисленных четырех способов:
           
           -  купля - продажа;
           
           -  мена;
           
           -  лизинг;
           
           -  взнос в уставный капитал.
           
          Причем в соответствии с Правилами регистрации предприятие обязано представить в регистрирующий орган (территориальное отделение ГАИ) платежное поручение или квитанцию об уплате налога на приобретение автотранспортных средств. Налог взимается от продажной цены автомобиля без НДС и акциза по ставкам:
           
           -  для грузовых автомобилей, пикапов и легковых фургонов, автобусов, специальных автомобилей и легковых автомобилей  -  по ставке 20 %;
           
           -  для прицепов и полуприцепов  -  по ставке 10 %.
           

Предельные нормы компенсаций за использование легковых автомобилей и мотоциклов для служебных целей

           
          

Письмо Минфина РФ

Дата введения

ЗAЗ

ВАЗ (кроме ВАЗ - 2121)

АЗЛК, Иж

ГАЗ, УАЗ, ВАЗ - 2121

Мотоцикл

от 21.07.92 № 57

20.06.92

427

595

638

730

нет

от 16.06.93 № 74

24.05.93

3392

4725

567

5799

2546

от 26.08.94 № 116

01.09.94

9900

12 700

14 000

16300

7400

от 07.07.95 № 68

01.07.95

33800

44390

49470

59600

25260

от 09.08.96 № 74

01.01.96

48895

62652

69741

84591

36551

       
     
          При отсутствии в расчетных документах сумм акциза и НДС, выделенных отдельной строкой, плательщик самостоятельно выделяет эти налоги по формуле, приведенной в приложении 4 к инструкции Госналогслужбы России от 15.05.95 г. № 30, и рассчитывает величину налога на приобретение автотранспортных средств.
           
          Налог должен быть уплачен в пятидневный срок с момента зачисления автомобиля в состав основных средств, то есть с момента подписания и утверждения акта приемки - передачи основного средства.
           
          Налог на приобретение автотранспортных средств включается в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) по мере начисления износа основных средств.
           
          Начисление налога на приобретение автотранспортных средств отражается проводкой по дебету счета 08 "Капитальные вложения" и кредиту счета 67 "Расчеты по внебюджетным платежам": Дт 08 Кт 67.
           
          Зачисление автомобиля в состав основных средств: Дт 01 Кт 08.
           
          Перечисление налога в дорожный фонд: Дт 67 Кт 51.
           
          По мере начисления износа основных средств сумма налога относится на затраты: Дт 20 (44, 25, 26...) Кт 02.
           
          При приобретении автотранспортного средства путем мены на какой - либо товар (выполненные работы, услуги) для исчисления налога используется стоимость этих товаров (работ, услуг) исходя из рыночных цен, сложившихся на момент совершения сделки (в том числе на биржах).
           
          Налог уплачивается и за автотранспортное средство, полученное в долгосрочное пользование с правом выкупа (лизинг) или без оного на срок, превышающий шесть месяцев. Это требование конкретизировано в п. 51.4 инструкции Госналогслужбы России от 15.05.95 г. № 30. Уплата налога на приобретение автотранспортных средств будет отражаться проводкой по Дбу счета 81 "Расходы будущих периодов" и Кту счета 67 "Расчеты по внебюджетным платежам": Дт 81 Кт б7.
           
          Списание уплаченного налога одновременно с начислением сумм износа будет производиться ежемесячно и отражаться проводкой: Дт 20 (44, 25, 26...) Кт 31.
           
          При приобретении автотранспортного средства путем взноса в уставный капитал предприятия должна быть четко оговорена его стоимость в учредительных документах. Стоимость автотранспортного средства, вносимого в качестве взноса в уставный капитал, должна быть соотносима с рыночными ценами и остаточной стоимостью автомобиля. При определении рыночной цены следует обратиться за заключением в специализированные организации оценщиков или авторемонтные предприятия, имеющие лицензию на проведение экспертизы автотранспортных средств. Проводки по начислению, уплате и списанию налога на приобретение автотранспортных средств аналогичны проводкам при приобретении автотранспортных средств по лизингу.
           

          Особо следует отметить, что малые предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности в соответствии с п. 2 ст. 1 Федерального закона от 29.12.95 г. № 222 - ФЗ "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства", уплачивают налог на приобретение автотранспортных средств наряду со всеми другими предприятиями без каких - либо изменений.
           
          Если перевозки автомобильным транспортом будут для предприятия одним из видов коммерческой деятельности, после регистрации автотранспортного средства в ГАИ руководитель предприятия должен обратиться в территориальное отделение Российской транспортной инспекции для получения лицензии на право осуществления перевозочной, транспортно - экспедиционной и другой деятельности, связанной с транспортным процессом.
           
          Этот порядок установлен Положением о лицензировании перевозочной, транспортно - экспедиционной и другой деятельности, связанной с осуществлением транспортного процесса, ремонтом и техническим обслуживанием транспортных средств на автомобильном транспорте в РФ (утверждено постановлением Правительства РФ от 26.02.92 г. № 118).
           
          Согласно разъяснению Высшего Арбитражного Суда РФ (письмо от 19.01.93 г. № С - 13 - /ОП - 19), деятельность, требующая специального разрешения (лицензии), но осуществляемая без оного, является незаконной. Весь незаконно полученный доход подлежит перечислению в бюджет.
           
          С вступлением в силу постановления Правительства РФ от 24.12.94 г. № 1418 "О лицензировании отдельных видов деятельности" право выдачи лицензий на осуществление пассажирских перевозок (кроме международных) предоставлено органам исполнительной власти.
           
          Израсходованные топливо и ГСМ должны списываться по Нормам расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденным Департаментом автомобильного транспорта Минтранса РФ от 26.12.93 г. № Р3112199 - 0295 - 93 и действующим с 01.10.93 г. до 01.10.98 г.
           
          Этот документ содержит:
           

           -  рекомендуемые значения линейных норм расхода топлива для легковых автомобилей, автобусов, бортовых автомобилей, тягачей, самосвалов, фургонов;
           
           -  нормы расхода топлива для специальных и специализированных автомобилей, таких как асфальтоукладчики, автомобильные краны, погрузчики, цистерны, цементовозы и др.;
           
           -  нормы расхода смазочных материалов. Линейная норма расхода топлива  -  это технологическая норма, включающая расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Устанавливается для каждой марки эксплуатируемого автомобиля и учитывает конкретные условия его работы.
           
          Существует три вида линейных норм:
           
           -  базовая норма на 100 км пробега, учитывающая расход топлива без груза;
           
           -  норма на 100 тонно - километров (т. км), учитывающая дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом;
           
           -  норма на поездку с грузом, учитывающая увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки.
           
          Линейные нормы корректируются с помощью коэффициентов, учитывающих работу в зимнее и летнее время, работу в местностях над уровнем моря, в городах с населением свыше 1 млн чел., в карьерах, при учебной езде и т.п.
           
          Применение коэффициентов (надбавок), а также перевод с "зимних" норм расхода топлива на "летние" осуществляются по приказу руководителя предприятия, имеющего законную силу для бухгалтерии, то есть нормы списания утверждаются самим предприятием.
           
          По классической схеме организации бухгалтерского учета спидометр должен быть опечатан, начальные показатели пробега в километрах зафиксированы.
           
          Ежедневно водителю автомобиля выдается путевой лист установленной формы. Путевые листы содержат данные об автомобиле и водителе, начальные и конечные показания спидометра, данные о времени выезда и возвращения в гараж, расчет расхода топлива, подписи лиц, ответственных за эксплуатацию автомобиля. В конце рабочего дня путевые листы сдаются в бухгалтерию.
           
          Бухгалтерия сравнивает нормативный расход топлива с фактическим и выявляет причины отклонений. Величина сверхнормативного расхода топлива не должна уменьшать прибыль, подлежащую налогообложению.
           

          Отпуск топлива для нужд основного производства отражается следующей проводкой: Дт 20 Кт 10 (субсчет "Топливо").
           
          В случае выдачи водителям денежных средств для приобретения бензина или талонов на ГСМ проводки будут иметь следующий вид: Дт 71 Кт 50 (56).
           
          При получении авансового отчета или путевого листа задолженность подотчетного лица списывается и относится на себестоимость с выделением расчетным путем уплаченного НДС при приобретении ГСМ за наличный расчет через АЗС.
           
          При получении денежных средств или талонов на бензин и полном расхождении этих средств на приобретение ГСМ по авансовому отчету водителя должны быть сделаны следующие проводки: Дт 10 (субсчет "Топливо") Кт 71  - на стоимость ГСМ без НДС; Дт 19 Кт 71  - на сумму НДС уплаченного.
           
          Дальнейшее списание израсходованного топлива для формирования себестоимости реализованной продукции должно было быть проведено следующими проводками: Дт 20 Кт 10 (субсчет "Топливо").
           
          Отнесение уплаченного НДС на расчеты с бюджетом отражается с помощью проводки: Дт 68 (субсчет "Расчеты по НДС") Кт 19.
           
          Нормы расхода смазочных материалов установлены в расчете на 100 л общего расхода топлива автомобилей каждой марки; причем, смазочные материалы подразделены на моторные, трансмиссионные, специальные масла и пластичные смазки.
           
          Обычно приобретение и замена масел производятся два раза в год перед сменой зимнего и летнего сезонов. Нормы расхода масел снижаются на 50 % для автомобилей, находящихся в эксплуатации менее трех лет (кроме автомобилей ВАЗ и легковых автомобилей иностранных марок), и повышаются на 20 % для всех автомобилей, находящихся в эксплуатации более 8 лет.
           
          Далеко не все предприятия знают и пользуются вышеуказанными нормами, считая достаточным формировать налогооблагаемую прибыль на основании фактически произведенных затрат по ГСМ по чекам АЗС. Кроме того, согласно инструкции Госналогслужбы России от 29.06.95 г. № 35 по применению Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц", при исчислении налогооблагаемого дохода индивидуального предпринимателя учитываются только документально подтвержденные расходы, к которым относятся и транспортные расходы. Состав этих расходов определен Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), утвержденным постановлением Правительства РФ от 05.08.92 г. № 552, с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлением Правительства РФ от 01.07.95 г. № 661. А Положение о составе затрат предполагает наличие не только кассовых чеков от АЗС, но и подтверждение расхода ГСМ на цели, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции, что подразумевает наличие путевых листов.
           

Если автомобиль арендуется

           
          При наличии договора долгосрочной аренды автотранспортного средства с последующим выкупом, бухгалтерский учет арендатора должен вестись следующим образом. Поступление на баланс арендатора долгосрочно арендуемых основных средств по цене, указанной в договоре аренды, отражается по Дту счета 03 "Долгосрочно арендуемые основные средства" и Кту счета 97 "Арендные обязательства": Дт 03 Кт 97.
           
          На долгосрочно арендуемые основные средства ежемесячно начисляется износ по установленным нормам: Дт 20 (44, 25, 26...) Кт 02 (субсчет "Износ долгосрочно арендуемых основных средств"). Внесение арендных платежей арендатором: Дт 97 Кт 51 (50).
           
          По окончании долгосрочной аренды составляется акт приемки - передачи основных средств, и при условии закрытия счета 97 "Арендные обязательства" автотранспортное средство, числившееся ранее как долгосрочно арендуемое, переводится в состав основных средств: Дт 01 Кт 03.
           
          Начисленный ранее износ переносится с субсчета учета износа долгосрочно арендуемых основных средств на субсчет учета износа собственных основных средств: Дт 02 (субсчет "Износ долгосрочно арендуемых основных средств") Кт 02 (субсчет "Износ собственных основных средств"). Возможен случай, когда по договору аренды транспортное средство остается в собственности арендодателя. Арендатор в этом случае выплачивает арендные платежи по договору и учитывает полученный автомобиль на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства".
           
          Арендатор вправе относить на затраты суммы выплаченной арендной платы в случае, если он арендует объекты основных производственных фондов, которые являются таковыми у арендодателя. Арендодателем, имеющим основные производственные фонды, может являться либо предприятие, либо гражданин - предприниматель, зарегистрированные в установленном порядке.
           
          Арендуемое имущество до и после заключения договора аренды должно относиться у арендодателя к основным производственным фондам и учитываться на счете 01 "Основные средства". То есть, если аренда легкового автомобиля происходит по договору с юридическим лицом или гражданином - предпринимателем, имеющим регистрационное удостоверение, отнесение арендной платы на затраты соответствует п. 10 Положения о составе затрат и относится к элементу "Прочие затраты" как "плата за аренду отдельных объектов основных производственных фондов (или их отдельных частей)" в пределах сумм по договору.
           
          При заключении договора аренды с частным лицом, имеющим личный автомобиль, следует иметь в виду, что постановлением Высшего Арбитражного Суда РФ от 20.10.94 г. № К4 - Н - 6/18 установлено, что имущество физических лиц, принадлежащее им на праве собственности, не учитывается у них в составе основных средств, поэтому арендная плата за использование такого имущества не может быть отнесена на себестоимость.
           
          Письмом Госналогслужбы России от 14.05.96 г. № ПВ - 6 - 13/325 "По отдельным вопросам учета и отчетности" предусматривалось отнесение расходов по аренде имущества у физических лиц, не осуществляющих предпринимательскую деятельность, в себестоимость продукции по элементу "Затраты на оплату труда".
           
          Но Минюстом России было отказано в его государственной регистрации, и Госналогслужба России приостановила действие указаний данного письма своим письмом от 16.12.96 г. № ПВ - 6 - 13/825. В соответствии с подпунктом "е" п. 2 Положения в состав затрат в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются затраты на обслуживание производственного процесса, в том числе по обеспечению производства сырьем, материалами, топливом.
           
          Списание на себестоимость стоимости израсходованных ГСМ при выполнении транспортных перевозок предприятием с использованием автомобиля, арендованного у физического лица, может быть произведено только в случае приобретения бензина и масел непосредственно предприятием, при организации учета ГСМ с применением путевых листов и списании ГСМ по установленным нормам.
           
          Оплата стоимости ГСМ, приобретаемых водителями автомобилей в качестве компенсации их расходов, не подпадает под действие подпункта "е" пункта 2 Положения о составе затрат. Такой подход подтверждается письмом Госналогслужбы России от 20.11.92 г. № 01 - 2 - 10.
           
          Таким образом, нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте являются основой для списания ГСМ как на собственном, так и на арендуемом автомобильном транспорте предприятия до 1 октября 1998 года  -  до их официального изменения, переиздания или отмены.