Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Оформление командировочных расходов

Оформление командировочных расходов

                                              Оформление командировочных расходов

 

Ольга Шпинькова, финансовый директор

бухгалтерской фирмы ООО «Консалтинг экспресс».

На основании ст. 168 ТК РФ работодатель должен возмещать направляемому в командировку работнику три вида расходов – дорогу, жилье, суточные.  Если в командировке были и другие расходы, то работодатель возмещает их при условии, что они были произведены с его согласия.

Что касается загранкомандировок, то помимо перечисленных расходов обязательными к возмещению являются расходы на оформление загранпаспорта и визы, а также медицинской страховки и обязательных сборов (аэродромных, консульских, транзитных).

Несмотря на кажущуюся простоту, на практике оформление командировочных расходов иногда вызывает некоторые сложности. В настоящей статье рассмотрим подробно все виды расходов и способы их правильного документального оформления.

Документальное оформление командировки

Чтобы принять к учету расходы  по проживанию в гостинице,  билеты на самолет,  расходы на такси, на питание - необходимо оформить командировку.

Для оформления загранкомандировки необходимо составить следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме N Т-9; (приложение 1), в котором определяются цель командировки, место назначения (страна и организация), сроки командировки.

-  служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а (приложение 2)

-  авансовый отчет по форме АО-1 (приложение 3). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, авансовый отчет должен быть составлен не позднее 3-х дней по возвращении из командировки. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: авиа- или железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

 Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и документами, косвенно подтверждающими произведенные.

Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык, что соответствует требованиям ст. 68 Конституции РФ, ст. 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (Письмо Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47). Для перевода документов не нужно привлекать профессиональных переводчиков; перевод может быть выполнен силами специалистов организации, о чем говорится в Письме Минфина России от 20 марта 2006 г. N 03-02-07/1-66.

При заграничных командировках к авансовому отчету могут прилагаться ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

Авансовый отчет должен составляться в той валюте, в которой был выдан аванс на командировку. (в п. 10 Положения установлено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные))

Если аванс на загранкомандировку выдается в рублях, то и авансовый отчет должен составляться в рублях.

В Положении по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006) (утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н) сказано, что датой совершения расходов в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, является дата утверждения авансового отчета.

Следовательно, если аванс на загранкомандировку работник получил в рублях, в авансовом отчете расходы следует отражать также в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета.

Расходы на проезд

При возвращении из командировки работник должен приложить к авансовому отчету авиа- и железнодорожные билеты.

В случае, если приобретался электронный билет, подтвердить расходы на их покупку могут:

-  маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете;

- чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки и оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Кроме того, подтвердить расходы работника на проезд к месту командировки могут:

-  распечатка электронного билета;

- посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета и т.д.

Расходы на жилье

Расходы по найму жилья возмещаются с учетом сумм уплаченного НДС на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице или других первичных документов.

В случае, если работник не представил документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, организация может предусмотреть возмещение по таким расходам в локальном нормативном акте. В данном случае суммы возмещения не будут облагаться НДФЛ в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Но учесть эти выплаты при расчете налоговой базы по налогу на прибыль организация не сможет.

Подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Расходы на питание (суточные)

Для возмещения расходов на питание и прочих дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства законодательством предусмотрена выплата суточных.

Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути.

Организация самостоятельно локальным нормативном актом устанавливает размер суточных, но здесь необходимо учитывать, что суточные в размере более 2500р. за каждый день загранкомандировки должны облагаться НДФЛ.

Дополнительные расходы в разрешения работодателя

Для того чтобы обосновать транспортные расходы в отчете о командировке, можно объяснить причину, по которой сотрудник воспользовался такси. А в локальных нормативных актах организации нужно предусмотреть обстоятельства, при которых фирма возмещает работнику произведенные траты и учитывает их в налоговых расходах. Это могут быть, например:

-  плотный командировочный график;

-  поздний отъезд (прибытие), когда общественный транспорт не ходит;

-  отсутствие общественного транспорта в месте командировки и т.д.

Но существуют некоторые трудности с документальным оформлением услуг такси.

Согласно Закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ, оказав пассажиру услугу, таксист обязан пробить кассовый чек (Письмо ФНС России от 26.11.2007 N 06-6-10/526@). Именно этот документ налоговые инспекторы считают основной бумагой, подтверждающей расходы. Если чека нет, то служащие налоговых органов могут не признать затраты при расчете налога на прибыль.

Квитанции приходного кассового ордера по мнению налоговых органов будет недостаточно, чтобы обосновать произведенные расходы, хотя судебная практика в этом случае складывается в пользу налогоплательщика, т.к. по мнению судей отсутствие кассового аппарата это вина автотранспортного предприятия, а не пассажира.

Современный бизнес ориентирован на активное взаимодействие с российскими и с зарубежными партнерами, предполагает необходимость поддержки деловых связей в форме официальных встреч и переговоров. Именно по этой причине законодатель относит расходы на командировки к прочим расходам, связанным с производственной деятельностью. Правильное оформление командировки и начисление расходов на нее имеет огромное значение для налогообложения.

Ошибки при начислении командировочных расходов могут привести к переплатам по налогам, возникновению неучтенных наличных денег, сложностям в упорядочении бухучета. Поэтому к документальному оформлению командировок и расходов на них следует относиться со всей серьезностью.