Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Отчетность в ФСС России — учимся на ошибках

Отчетность в ФСС России — учимся на ошибках

Отчетность в ФСС России — учимся на ошибках

Никто не застрахован от ошибок, возникающих в процессе подготовки и сдачи отчетности.

Отчитываться в ФСС России через интернет бухгалтеры стали сравнительно недавно. Не обошлось, конечно, и без ошибок, допущенных в ходе подготовки и сдачи отчетности. Это был первый опыт, полученный бухгалтерами. Надеемся, приведенные советы и рекомендации помогут избежать подобных ошибок при сдаче отчетности. Не зря говорят, что умный учится на своих ошибках, а мудрый — на чужих.

Первые итоги

С 2010 года отчетность в ФСС России в электронном виде должны представлять все организации с численностью сотрудников более 100 человек. Эта обязанность установлена ст. 61 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

На сегодняшний день организации могут сдавать электронную отчетность в ФСС России с помощью спецоператора cвязи или самостоятельно через портал ФСС России.

Итоги отчетной компании за первое полугодие 2010 года выявили ряд ошибок, в основном допущенных страхователями. Если учесть, что отчеты формирует бухгалтер, можно отнести допущенные ошибки к его компетенции.

Итак, все ошибки, допущенные страхователями ФСС России, выявленные в процессе проверки отчета, условно можно разделить на несколько групп:

— форматные ошибки;

— ошибки в регистрационных данных страхователя;

— ошибки в сертификате электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП), которой был подписан отчет в электронном виде;

— ошибки логического характера.

Подробный перечень ошибок по каждому удостоверяющему центру представлен на сайте «Поисково-мониторинговой системы ФСС»: http://fz122.fss.ru в разделе «Аналитика/Портал/Статистика шлюза по УЦ».

Попробуем их проанализировать.

Не тот формат

Основной ошибкой при представлении электронной отчетности является сдача отчетности в неустановленном формате.

Форматные ошибки возникают в следующих случаях:

— формат самого отчета по форме-4 ФСС РФ отличается от xml. Например, это может быть отчет, сформированный в xls-таблицах, в tif, pdf и других форматах, что недопустимо;

— подписанный ЭЦП и зашифрованный файл с отчетом имеет формат, отличный от формата ef4, утв. приказом ФСС России от 12.02.2010 № 19.

Есть еще одна разновидность форматных ошибок — при формировании xml-файла. Они связаны с тем, что в программе, которую страхователь использовал для формирования отчета, не были соблюдены требования к форматам показателей в отчете. Формат xml-файла подробно описан в приложении № 1 к приказу ФСС России от 12.02.2010 № 19.

Бухгалтер всегда может избежать подобных ошибок, если применит для формирования отчетности программы семейства «1С: Предприятие», в т.ч. «1С: Налогоплательщик», входящий в состав ПК «Спринтер».

Продукты «1С» обеспечивают формирование файла отчетности в утвержденном формате, а модуль контроля программного комплекса «Спринтер» просто не позволит отправить отчет, сформированный в неправильном формате.

Не совпадают регистрационные данные

К сожалению, иногда даже специалисты оказываются невнимательными. Поэтому и возникают ошибки в регистрационных данных страхователя, например в регистрационном номере страхователя (РНС) и (или) в коде подчиненности (КП). Исправлять эти ошибки нужно своевременно — задолго до очередной отчетной кампании.

РНС и КП можно проверить и на сайте ФСС России: http://fz122.fss.ru в разделе Справочная/Рег.номер страхователя по ИНН.

В целях профилактики ошибок при заказе услуги «Обмен с территориальными органами ФСС» достаточно заполнить on-line заявку на абонентском форуме компании «Такском». Здесь же даются подробные разъяснения в части РНС и КП и предоставляется сервис для их проверки. Если страхователь уже допустил такие ошибки и является клиентом компании, ему достаточно позвонить в центр поддержки клиентов (495) 730-73-45 с 9-00 до 22-00 (по московскому времени) в рабочие дни. В отчетные периоды центр технической поддержки работает круглосуточно.

Ошибки, связанные с сертификатом ЭЦП

К сожалению, бухгалтер не всегда имеет представление о средствах криптографической защиты информации. Поэтому иногда отчетность в ФСС России подписывается ЭЦП, не соответствующей требованиям Фонда.

Например, ошибка «В сертификате отсутствует регистрационный номер страхователя» означает, что электронный сертификат страхователя, используемый при подписании и шифровании файла отчета, в поле «Субъект» не содержит данные о регистрационном номере страхователя и его коде подчиненности в системе ФСС России. Скорее всего, это сертификат для работы с ФНС России, ПФР и Росстатом. Предотвратить данную ошибку можно благодаря применению программного комплекса «Спринтер». Программа «Референт», входящая в состав программного комплекса, просто не позволит страхователю ФСС России выбрать неправильный сертификат ЭЦП при подписании отчетности в Фонд.

Иногда при заказе сертификата ЭЦП страхователи Фонда просто забывают заполнять регистрационные данные (РНС и КП). Избежать подобных ошибок достаточно просто. Уточним: при подключении к услуге «Обмен с территориальными органами ФСС» сертификат ЭЦП для сдачи отчетности в ФСС России выдается бесплатно. Абоненту достаточно заполнить on-line заявку на абонентском форуме компании «Такском». При отсутствии РНС или КП в заявке страхователь просто не сможет ее отправить, т.к. эти поля являются обязательными для заполнения.

Другая часть ошибок связана с отзывом сертификата ЭЦП или завершением срока его действия. Здесь, к сожалению, необходимо заранее позаботиться о внеплановой или плановой замене сертификата ЭЦП.

Встречается и такая ошибка, как не совпадение регистрационного номера в сертификате с регистрационным номером в имени файла. Это означает, что отчет подписан сертификатом другого страхователя. Данная ошибка характерна для организаций, имеющих широкую филиальную сеть и налоговых представителей, т.е. для тех, кто при сдаче отчетности в ФСС России использует большое количество сертификатов страхователей.

Отчет не прошел логический контроль

Самая распространенная ошибка имеет код 508. Ее появление говорит о том, что отчет был заполнен неправильно и его следует исправить.

ФСС России подробно дает описание этой ошибки в «Протоколе проверки».

Раз ошибка, два ошибка…

Другие ошибки, которые допускаются страхователями в отчете, немногочисленны. Например, ошибка «Отчетный период в ХML-файле не совпал с отчетным периодом в имени загруженного файла».

Пример

При подготовке отчетности за шесть месяцев 2010 года файл с отчетом должен называться: <регистрационный номер страхователя_2010_6.xml>, в зашифрованном виде — <регистрационный номер страхователя _2010_6.ef4>.

В самом же отчете на титульной странице в строке «Отчетный период» ошибочно сохранилась цифра «3» из предыдущего отчета.

Обращаем внимание страхователей: следующий отчетный период имеет код «9», т.е. файл с отчетом должен называться: <РНС_2010_9.xml>, а в зашифрованном виде — <РНС_2010_9.ef4>.

Страховка от ошибок

Очень надеемся, что, воспользовавшись приведенными рекомендациями, бухгалтеры без ошибок сдадут отчетность в ФСС России. А помочь им в этом сможет обновленная версия программы «Референт», которую компания «Такском» сейчас готовит к следующему отчетному периоду. Главная цель новой версии — выявлять ошибки, допущенные бухгалтером, еще до отправки отчета в ФСС России.

Новые возможности программы «Референт» позволят значительно сократить количество попыток представления в ФСС России отчетности по форме-4 ФСС РФ в электронном виде и уже с первой попытки получить «Квитанцию о приеме расчета».

Еще раз хочется посоветовать бухгалтерам: не наступайте на те же «грабли». Застрахуйте себя от возможных ошибок. Сдавайте отчетность с компанией «Такском».